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耗材采购工作流程

一、制定目的及范围

为了提升公司耗材采购的效率与规范性，确保各项采购活动的透明度与合规性，特制定本工作流程。该流程适用于公司所有部门的耗材采购，包括日常办公耗材、生产材料及其他相关物资的采购。

二、采购原则

采购工作应遵循以下原则：

1.公正性：确保所有供应商在同等条件下参与竞争，避免任何形式的偏袒。

2.透明性：采购过程应公开，确保各环节可追溯。

3.合理性：在保证质量的前提下，综合考虑价格、交货期及服务等因素，选择最优供应商。

4.合规性：所有采购活动必须符合公司内部规定及相关法律法规。

三、采购流程

1.需求确认

各部门在进行耗材采购前，需对实际需求进行确认。部门负责人应与相关人员沟通，明确所需耗材的种类、数量及规格。确认后，填写《采购申请表》，并附上相关的需求说明。

2.申请审批

采购申请表需提交至部门负责人进行审核。部门负责人需对申请的合理性及必要性进行评估，审核通过后，签字确认并将申请表提交至采购部门。

3.询价与比价

采购部门在收到申请后，需对市场进行调研，至少联系三家合格供应商进行询价。询价时应明确所需耗材的规格、数量及交货时间。将各供应商的报价整理成《询价记录表》，并进行比价分析。

4.核价与选择供应商

根据询价结果，采购部门需对各供应商的报价进行核价，参考历史采购价格及市场行情，确保报价的合理性。最终选择性价比最高的供应商，并填写《供应商选择报告》，提交部门负责人审批。

5.合同签署

在选择供应商后，采购部门需与供应商进行合同谈判，明确交货时间、付款方式、售后服务等条款。合同达成一致后，双方签署《采购合同》，并由采购部门存档。

6.采购实施

采购部门根据合同要求下达采购订单，供应商在约定时间内发货。采购部门需与供应商保持沟通，确保订单的顺利执行。

7.验收与入库

物资到货后，相关部门需对到货物资进行验收，检查数量、质量及规格是否符合合同要求。验收合格后，填写《验收报告》，并将物资入库，更新库存记录。

8.付款与报销

验收合格后，采购部门需根据合同约定进行付款。相关财务人员需审核采购合同、验收报告及发票，确保付款的合规性。付款完成后，采购部门需将相关单据归档，以备后续查阅。

9.反馈与改进

在采购完成后，采购部门应收集各方反馈，评估供应商的表现及采购流程的有效性。根据反馈结果，适时调整采购流程，优化供应商管理，提升后续采购的效率与质量。

四、备案与存档

所有采购活动结束后，采购部门需将《采购申请表》、《询价记录表》、《供应商选择报告》、《采购合同》、《验收报告》及相关发票进行整理，复印两份，一份交财务部门审核，另一份存档以备查。

五、采购纪律

1.采购人员应保持公正、客观的态度，确保采购过程的透明性。

2.采购人员不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到严肃处理。

3.各部门应配合采购部门的工作，确保采购流程的顺畅进行。

六、总结

通过以上流程的制定与实施，旨在提升公司耗材采购的效率与规范性，确保各项采购活动的透明度与合规性。各部门应严格遵循该流程，确保采购工作的顺利进行。