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物业档案管理方案

档案内容：

合同及协议、办公楼工作人员有关证件的复印件、办公楼

工作人员资料登记表、消防安全责任书、装修资料、入住资料

登记表、往来函、催缴单等。1、保管及整理：

1）在标贴纸上打印或写上办公楼工作人员名称，粘贴在

与其相应的档案夹上；（2）办公楼工作人员的档案按楼层及

房间号的顺序排放；（3）将有关档案的内容按照类别列出档

案目录，再将与其内容相关资料放在相应的档案夹内；

4）客户服务中心内部文件按楼宇阿拉伯数字或主要顺序

排放。2、档案的跟踪：

当发生下列状况时，主管负责将变化情况记录在办公楼工

作人员档案内：（1）通讯联络方式或负责人发生变化；

2）办公楼工作人员退房或加入其工作单位；

3）办公楼工作人员档案属绝密档案，特殊情况如需查阅，

须报客户服务中心主管批准，经办理登记手续后方可查阅；

4）将办公楼工作人员档案输入电脑进行管理；

5）任何人不得透露办公楼工作人员的档案信息。（6）初

业、人员、设施、设备管理、客户方反馈资料、行政文件资料

等档案的树立与管理档案资料管理是物业管理的重要组成部分。

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科学的、规范化的档案管理能为住宅区域衡宇及公用设施设备

的使用、修理及更新革新供给指引,为各项管理管理的顺遂开

展发明条件。木公司自树立以来,一向正视物业档案资料的树

立与管理工作。针对办公楼物业管理服务项目及物业管理特点,

配备专业的档案管理人员,对所有档案进行科学系统的管理。

3、档案资料管理要求

1）录音带、光碟、照片、胶片等,并采取适宜的保管、储

存方式。（2）文档资料的收集、编目、归档、保管按本公司

文档资料管理程序进行,做到标识清晰、分类明确、易于查阅,

并采取防虫、防蛀、防霉、防潮、防火等防护措施。（3）电

子文档由专人按规定建立子目录分类管理,并定期整理。（4）

文件资料按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制文件资

料储存清单。当文档资料状况发生变动时,及时相应调整文件

资料储存清单,以保证资料查阅方便。（5）借阅文档资料必须

办理手续,外来人员査阅资料必须验证并登记其人证件,经管理

处经理同意后方可査阅。

4、物业管理公司档案管理规定

1）公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管

(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。

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2）有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、

管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工

人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,

他人不得动用。

3）物业管理公司档案资料必需按公司规定要求存档,做到

图有袋、文有夹,敷陈类文件编目录索引,档案类文件有存档文

件清单及编号目录物业管理公司档案目录及存档文件清单每季

度上报公司备案。

4）物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司

或接任者办理移交手续经确认后方可离任。

5）物业管理公司档案一样平常需经常使用部分应复印备

份,原件存放在档案中不得随便使用。

6）因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管

书面确认,如有违反的作泄密处理。

7）公司将定期巡查上述规定所提及之要求落真相况,对不

符要求的保管