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学校文件发布及管理的条例

第一章总则

第一条目的

为了加强学校文件的规范化管理，确保文件的正确性、完整性、

及时性和安全性，提高学校管理效率，根据《中华人民共和国档案

法》和《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规，制定

本条例。

第二条适用范围

本条例适用于学校所有文件的创建、审核、发布、存储、归档、

查询、销毁等管理工作。

第三条管理原则

1.文件管理应遵循合法性、规范性、安全性、效率性原则。

2.文件发布应遵循适时、适度、准确、全面的原则。

3.文件使用应遵循授权、保密、共享、公开的原则。

第二章组织机构与职责

第四条组织机构

设立学校文件管理委员会，负责全校文件的统筹规划、指导、

协调和监督工作。

第五条职责

1.学校文件管理委员会：负责制定文件管理政策和流程，监督

文件管理工作的实施，解决文件管理中的重大问题。

2.各部门负责人：负责本部门文件的创建、审核、发布、存储、

归档、查询、销毁等工作，确保文件管理的合规性、及时性和安全

性。

3.文件管理员：负责具体执行文件管理操作，包括文件上传、

审核、发布、归档等，确保文件的正确性、完整性、及时性和安全

性。

第三章文件发布与管理流程

第六条文件创建

1.各部门根据工作需要，提出文件创建申请。

2.文件创建应遵循规范的格式和结构，包括：标题、正文、附

件、签名等。

3.文件创建应遵循语言规范，简明扼要，明确具体，符合逻辑。

第七条文件审核

1.文件创建后，由部门负责人进行初步审核，确保文件内容的

合法性、合规性、准确性。

2.涉及重大事项的文件，需提交学校文件管理委员会进行审核。

3.文件审核通过后，由文件管理员进行发布。

第八条文件发布

1.文件发布应通过学校指定的文件发布平台进行。

2.文件发布应确保时效性，对于紧急文件，应在第一时间进行

发布。

3.文件发布应遵循保密原则，对于涉及国家秘密、商业秘密、

个人隐私的文件，应进行相应的保密处理。

第九条文件存储与归档

1.文件发布后，由文件管理员进行存储和归档工作。

2.文件存储应采用电子和纸质两种形式，确保文件的长期保存

和查阅。

3.文件归档应按照文件类型、时间顺序等进行分类，便于查询

和管理。

第十条文件查询与使用

1.文件查询应通过学校指定的文件查询系统进行。

2.文件使用应遵循授权原则，未经授权，不得查阅、复制、传

播、公开文件。

3.文件使用过程中，如发现文件内容不准确、不完整，应及时

反馈给文件管理员进行修改和更新。

第十一条文件销毁

1.对于不再需要的文件，应进行销毁处理。

2.文件销毁应由文件管理员负责，采取有效措施，确保文件内

容不被泄露。

第四章监督与考核

第十二条监督

学校文件管理委员会对全校文件管理工作进行监督，确保文件

管理政策的贯彻执行。

第十三条考核

学校文件管理委员会定期对各部门的文件管理工作进行考核，

评估文件管理的效果和效率。

第五章法律责任与纠纷处理

第十四条法律责任

违反本条例规定的，依法承担相应的法律责任。

第十五条纠纷处理

文件管理过程中发生的纠纷，由学校文件管理委员会进行调解

和处理。

第六章附则

第十六条解释权

本条例的解释权归学校文件管理委员会所有。

第十七条生效时间

本条例自发布之日起生效。

以上是学校文件发布及管理的基本条例，可以根据实际情况进

行调整和完善。