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2024年物业项目档案管理制度

物业项目档案管理制度1

一、档案的建立。

1.1档案的建立按下列流程建立：收集--整理--分类--编号--登记--输入电脑--入柜--利用--

检查

1.2明确建档内容，实行系统收集、集中管理。

1.2.1房屋档案：包括本物业的设计、施工文件、资料、图纸、工程竣工验收资料等;

1.2.2设备设施档案：包括各种设施设备的线路图纸、使用说明书、购入使用时间、使用许

可证、年检合格证、维修保养合同及维修保养记录等;

1.2.3业主档案：包括业主入住时所填写的业主概况表、业主公约、入住契约、前期

服务协议、接房登记表等。

1.2.4文秘档案：包括业主公约、商家公约、业委会决议、物管政策法规、市区房管局的文

件以及对本物业进行管理的各项规章制度等;

1.2.5员工档案：包括员工供职申请表、简历、身份证复印件、上岗证、学历证复印件、职

称证复印件、工作变动记录、奖惩记录等;

1.2.6财务档案：包括各种帐簿、会计记帐凭证、财务报表、纳税报表、维修基金使用的`

预算、计划、业委会批准使用的文件等。

1.3建档要求：制度化、标准化、电脑化。

二、档案管理

2.1为避免档案的损坏、遗失，使重要档案能永久保存，而又方便经常使用，对使用频率较

高的档案实办公室对原始档案进行严密管理，并保存复印件。

2.2档案管理要求：

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2.2.1进行标准化的档案管理。

2.2.2采用多种形式的信息储存方式，如电脑磁盘、胶卷、照片、图表等，并采用适当的保

存方法。

2.2.3加强保密意识培养，确保档案在使用过程中的安全、不丢失、不泄密。

2.2.4实行档案管理手段的现代化，运用计算机检索手段，开发多媒体信息查询系统。

2.2.5坚持档案资料收集的系统化。

2.2.6作到档案分类科学化。档案按内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，按工作部

门分柜保存。

2.2.7实行档案管理工作检查经常化。每季度对档案文件的形成、积累、整理、归类要进行

一次全面的检查。

物业项目档案管理制度2

一、各类技术资料必须装订成册，由工程部内勤保管并编制详细目录。

二、资料室要有两套完整的竣工验收后的图纸和设备技术资料，其中一套存档作备用，另一

套分发给工程部各主管工程师作管理之用。

三、档案室的`备用图纸，如设备的规范、标准等，如要借用，必须填写资料借用单，经工

程部经理批准后方可借阅，但必须限期归还。

四、工程部重要设备的运行记录，每月必须装订成册，归档保存。如有破损应责成班组重新

抄写，保存期三年，记录时须使用篮、黑墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔。

五、工程部班组值班记录，须每月归档保存，保存期三年，记录时须使用篮、黑墨水钢笔或

签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔。

六、《报修工作单》每月装订成册，归档保存，保存三年。

七、每一台设备都必须建立设备台账卡，详细记录设备的生产厂家，各种性能、技术参数、

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安装位置、调试验收记录，每次维修维护记录，每次设备事故记录等，台帐记录时须使用篮、黑

墨水钢笔