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大型礼仪庆典活动策划公司工作管理办法

总则

1.为确保公司承办的各类大型礼仪庆典活动高效、有序开展，提升服务质量与品牌影响力，特制定本工作管理办法。本办法适用于公司活动策划、筹备、执行及后续总结反馈全流程涉及的所有部门与人员。

2.秉持“创意领航、品质至上、客户满意”理念，追求每场庆典独具匠心、流程顺畅、效果震撼，契合客户目标与品牌形象，收获社会良好口碑。

项目承接与筹备

客户沟通与需求调研

1.业务部门接到活动咨询，24小时内响应，详细记录客户初步想法、活动时间、预算、期望效果等信息；48小时内安排专业策划人与客户面谈，深入挖掘需求，形成需求调研报告，内容涵盖活动主题方向、参与人群特点、特殊环节设想等，确保精准把握客户心意。

2.面谈后一周内，结合调研成果为客户定制至少两套初步策划方案，方案以PPT形式呈现，含创意主题阐述、流程框架、场地布置草图、预算预估分项明细，供客户筛选、研讨。

项目立项与团队组建

1.客户选定方案、签订合同并支付首笔款项后，项目正式立项。公司即刻成立专项活动项目组，指定项目经理统筹协调；依据活动规模、复杂程度，从策划、设计、执行、后勤等部门抽调专业人员，明确各成员职责与分工，发布项目任务书。

2.项目组首次会议在立项后3个工作日内召开，梳理项目关键节点、难点，制定初步工作计划，分解任务到每周、每日，各成员提交资源需求清单，确保筹备期物资、人力调配顺畅。

策划创意细化

1.策划团队在立项后两周内完成详细策划案，融入新颖创意元素，如结合热门文化潮流设计互动环节、定制专属舞台特效；细化流程至分钟，精确规划节目顺序、嘉宾进退场路线；拟定应急预案，针对恶劣天气、设备故障等突发状况制定应对举措，保障活动万无一失。

2.邀请行业专家、资深客户代表对策划案进行内部评审，收集意见建议，评审后3个工作日内优化调整完毕，确保方案科学性、可行性与吸引力兼具。

执行阶段管控

场地与物资准备

1.执行团队提前[X]天入场搭建场地，严格依照设计图纸施工，确保舞台稳固、装饰精美；每日施工结束开展安全自查，排查线路隐患、结构稳固度，填写施工日志。场地布置完成前3天，完成设备联调，音响、灯光、大屏全负荷测试，保障活动当天性能稳定。

2.后勤部门依策划需求采购物资，严格把控质量，服装道具、礼品纪念品抽样质检；物资到货后按类别存放，建立出入库台账，做到账物相符；活动前1天完成所有物资分发、陈列，确保现场取用便捷。

人员调度与培训

1.活动前一周完成演职人员、礼仪服务人员、志愿者招募与筛选；组织集中培训，内容涵盖活动流程、服务规范、应急处置，邀请专业讲师传授沟通技巧、仪态礼仪；培训结束考核上岗，不达标者补考或更换，保证服务团队专业素养。

2.项目经理制定活动当天人员排班表，精确到岗、到人、到时段；设置现场指挥中心，实时调度人员，灵活调配力量应对现场临时任务、突发情况，确保各环节衔接紧密、服务无死角。

活动现场把控

1.活动开场前4小时，全体工作人员就位，再次检查设备、物资、人员准备情况；项目经理牵头巡检，发现问题现场督办整改；开场前30分钟，各岗位汇报就绪，启动倒计时应急值守。

2.活动进行中，现场指挥紧盯流程，按秒把控节目衔接；技术团队实时监控设备运行，出现故障5分钟内抢修恢复；服务人员全程热情引导嘉宾，及时满足需求；摄影师、摄像师全方位记录活动，留存素材用于后期复盘、宣传。

后续工作处理

活动收尾与场地清理

1.活动结束后2小时内，工作人员有序拆除场地搭建设施，清理垃圾杂物；设备物资清点回收，缺失损坏物品登记造册、追责赔偿；场地交接前恢复原状，经场地提供方验收合格，办理退场手续。

2.后勤部门复盘物资使用情况，整理剩余物资入库，核算实际消耗与预算差异，一周内形成物资结算报告，为后续项目成本预估提供参考。

客户反馈与项目总结

1.活动结束后3个工作日内，业务部门回访客户，收集满意度评价、意见建议，填写客户反馈表；邀请客户参与线上研讨，深度剖析活动亮点与不足；依据反馈，为客户提供活动精彩瞬间剪辑、照片集等增值服务，维系客户关系。

2.项目组两周内召开总结会，各成员汇报工作，剖析执行偏差原因；总结成功经验、梳理失误教训，形成项目总结报告，纳入案例库；评选优秀团队成员给予奖励，激励全员持续提升业务水平。

监督与考核

1.成立监督小组，不定期巡查项目筹备、执行现场，检查工作规范、进度质量；每月抽检项目文档，审核策划案完整性、合同合规性、财务收支合理性；发现问题开具整改通知单，限时整改，逾期问责相关责任人。

2.构建员工绩效考核体系，从项目完成时效、质量、客户满意度、团队协作等维度量化评分；考核结果与绩效奖金、晋升挂钩，连续两季度考核不达标者调岗培训，三次不达标辞退，