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[企业名称]企业存货发放管理办法

第一章总则

第一条目的

为规范企业存货发放流程，加强存货管理，确保存货安全、准确、高效地发放至需求部门及外部客户，保障企业生产经营活动的正常运转，同时防止存货流失、浪费与错发等情况发生，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于企业内部所有涉及存货发放的部门，涵盖原材料仓库、成品仓库、备品备件仓库等存储存货的场所，及领用存货的生产车间、销售部门、后勤保障部门等相关单位；向外单位销售、捐赠、出借存货时，同样遵循本管理办法。

第三条基本原则

1.依单发放原则：所有存货发放必须依据经审批有效的领料单、销售出库单、调拨单等相关单据执行，无单不发料。

2.先进先出原则：发放存货时，优先发出最先入库的存货，以保证存货质量，减少积压变质带来的损失。

3.精准核对原则：仓库管理人员发放存货前，需仔细核对领取部门、物料名称、规格型号、数量等关键信息，确保发放无误。

第二章存货发放流程

第四条内部领用流程

1.需求申请：领用部门依据生产计划、日常运维需求等填写《领料单》，详细注明所需存货名称、规格、型号、数量、预计用途、领用日期及申请人签字；若为紧急领用，需额外备注“紧急”字样，并按企业规定流程上报特殊审批。

2.审批环节：《领料单》依企业授权体系，由领用部门主管审核签字，把控领用必要性与合理性；涉及贵重物资、关键备品备件或大额领用，还需经生产经理、财务经理甚至总经理审批，确保资源合理调配。

3.仓库发料：仓库管理员接收审批通过的《领料单》，按单拣货备货；拣货时再次确认存货信息，如发现实物与单据不符、存货有质量问题等异常，即刻暂停发料，反馈相关部门协调处理；备货完成，经领用人员现场核对无误后签字确认，办理出库登记手续，更新库存台账。

第五条销售出库流程

1.订单生成：销售部门与客户签订合同、订单后，及时将销售信息录入企业销售管理系统，生成《销售出库单》，内容包含客户名称、联系方式、收货地址、产品明细、价格、交货日期及销售业务员签字；财务部门依订单审核收款情况，对已收全款、按约定比例收款或有信用额度支持的订单，予以盖章确认“款项合规”。

2.配货发货：仓库依据财务确认的《销售出库单》安排配货，严格执行先进先出，仔细包装以防运输损坏；发货前复核货物与单据一致性，无误后交予物流承运商，留存运单号、承运商信息用于跟踪查询；物流发货同时，仓库在系统中操作“销售出库”，完成库存扣减，销售、财务部门实时获取出库信息跟进后续账务处理、客户交付反馈。

第六条外部调拨、捐赠及出借流程

1.决策审批：企业因合作项目需向关联单位调拨存货、履行社会责任进行捐赠、应业务往来出借存货时，由发起部门提交专项申请报告，阐述背景、对象、存货详情、预期影响等，依次经业务分管领导、财务负责人、总经理审批；重大捐赠、战略物资调拨还需提交董事会审议通过。

2.执行发放：审批通过后，仓库依批示文件编制对应《调拨单》《捐赠出库单》《出借单》，详细记录存货流向；发放操作比照销售出库严谨核对，涉及贵重或高值存货，安排专人押运、护送，确保安全抵达目的地；事后定期跟踪、清查，督促合作方按时归还出借存货，评估捐赠社会效果。

第三章存货发放监督与异常处理

第七条监督机制

1.财务稽核：财务部门每月定期抽盘仓库库存，核对库存账实是否相符；重点审查存货发放单据完整性、账务处理及时性准确性，对不符流程发放、记账错误等问题责令整改，追究相关人员责任；结合成本核算分析存货周转率，评估发放合理性，为企业降本增效提供数据支撑。

2.内部审计：审计部门每季度开展存货专项审计，追溯存货发放从申请到出库全流程，检查审批权限合规性、内部控制有效性；对疑似舞弊、违规操作深入调查，查实违规线索移交纪检监察部门处理，出具审计报告督促管理优化、制度完善。

第八条异常处理

1.存货短缺：发放中发现存货实际数量低于单据需求，仓库立即冻结该批次发放，通知采购部门补货、生产部门调整计划；查明短缺原因，如盘点失误、失窃、损耗超标等，追究对应责任人；若短缺影响客户订单交付，销售部门第一时间与客户沟通协商解决方案，争取谅解。

2.质量问题：领取或发货时察觉存货有质量瑕疵、损坏，仓库即刻隔离问题存货，拍照留证，通知质量检验部门复检；确属质量不合格，依质检报告追溯进货批次、生产环节，生产部门排查工艺故障、物料缺陷，质量部门评估召回、返工或报废方案；因质量问题致客户退货换货，销售协同售后迅速响应，按流程办理存货回收入库、补货重发。

第四章附则

第九条解释权

本管理办法由企业仓储物流部门会同财务、法务拟定修订，解释权归企业管理层所有；遇特殊业务、行业新规或企业战略调整致使办法不合时宜，相关部门适时发起研讨完善流程。

第十条生效日期

本办法自发布之日起[X]日后正式生