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人事档案管理制度及相关表格(doc

36页)

部门：xxx

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内部平急

XXXX【人】字（2012）第23号签发人：XXX

关于XXXX人事档案管理的通知

各公司：

为规范XXXX人事档案管理，保证人事资料的完整性与准确性，现将

有关事项通知如下：

一、电子档案管理

1．电子信息录入：档案管理员必须在员工入职(含新入职人员、离职

返聘、实习人员)当天及时对其所有相关个人信息进行初始录入，部分暂

未收集到位的资料信息需在员工入职后一个星期之内全部录入EAS人事系

统。

2．电子信息更新：员工个人信息发生变动时，需及时对其电子信息

进行更新。

二、纸质资料管理

（一）收集

档案管理员在收集人事档案资料时，要仔细核对资料信息，保证资料

完整、真实、有效，资料收集齐全后须及时整理归档。

（二）整理

1．人事档案分类

人事档案纸质资料大致分为基本档案资料、其他档案资料、离职档案

资料三大类；其中基本档案资料和其他档案资料属于在职期间的资料，离

职档案资料是员工离职时需要办理的资料。

（1）基本档案资料

①管理人员基本档案资料主要包括：实习期资料（校园招聘大学

生）、入职基本资料、试用期资料、转正资料、证件（书）资料共五类；

员工基本档案资料主要包括：入职基本资料、试用期资料、转正资

料、证件（书）资料共四类；

（2）其他档案资料

①其他档案资料是指除了基本资料以外的其他在职期间的档案资料，

这部分档案资料会根据实际情况定期或不定期的更新。

②其他档案资料分类

累积类资料：是指不可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料

需要累积存入人事档案中；

更新类资料：是指可用新版替代旧版的其他档案资料，这一类资料仅

需用新版替代旧版存入人事档案中即可（旧版抽出，新版存入）。

③管理人员其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）总结资

料、管理干部履历表及干部直系家属工作情况登记表、任免类文件、调动

交接资料共四类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协

议、廉洁协议资料、体检资料共两类。

员工其他档案资料（累积类）主要包括：培训（学习）资料、调动交

接资料两类；其他档案资料（更新类）主要包括：劳动合同及保密协议资

料、廉洁协议资料、体检资料两类。

（3）离职档案资料

离职档案资料是指在办理离职手续时需填写、上交、归档的档案资

料。

三、档案组卷、存放规定

1．有条件的单位应当设立专用的档案室，办公条件不足以设立档案

室的，应当设立专用的铁质档案柜。档案存入箱柜时排列要系统，重要档

案要专柜存放。

2．每位员工的人事资料使用人事档案袋，档案袋一面贴上《基本档

案目录》并注明档案内的资料，必要时可统一使用（长）32cm×（宽）

6cm×（高）22cm的档案盒存储档案。

3．档案盒背侧应当贴有统一的档案名称及档案号。

4．档案盒内首页应当设置档案索引表。

5．根据《制度》有关档案分类的规定，设置档案盒。档案子类别、

文件数量较多的情况下，应当设立档案分类分文件夹。

6．归档的文件材料，必须用统一的报告纸、拟稿纸书写，一律使用

碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔或铅笔。

五、管理原则

1．行政人事部设立档案管理员，对人事档案进行统一管理，原则上

管理人员档案资料终身保存，生产工人档案至少保留两年；

2．员工调离原公司时，原公司档案管理员需对其档案资料进行检

查，并抽出档案资料中的劳动合同资料存于原公司。员工调出时还需与原

公司签订《劳动合同补充条款》一式两份：一份存入档案资料里一起邮寄

至调入公司，一份由原公