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机要文书管理与XX制度

一、机要文书管理制度

公司机要文书管理规定

第一条目的

本规定是为处理涉与公司XX的文件与其机要事项而制定。公司职员必须根据自己的职务遵守处理机

要文件与机要事项的纪律。

第二条规定的修改与废止

本规定的修改与废止，由经营会议提议，公司总裁决定后实施。

第三条定义

本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件与事项，凡符合下列条款之一者均属于此。

（1）关于公司的重要政策或计划；

（2）关于人事问题；

（3）关于重要会议的讨论事项；

（4）关于公司产品的重要事项；

（5）契约、协定或根据协商而决定的事项；

（6）规定、命令中特别指定的事项。

第四条种类

机要文件与其处理按其程序可分为以下三种：

（1）秘密。不能向部长、处长与业务上相关人员以外者公开。

（2）公司外秘密。不能向公司以外公开。

（3）绝密。不能向部长、处长以与特别指名的最小范围内的相关工作人员以与承办人员以外者公开。

第五条认定

机要文件，机要事项与其种类的认定，原则上由所管部门的部长负责，但公司总裁可以命其变更。

第六条印制和传达

机要文件或机要事项由该业务部部长负责印制和传达。

第七条保管与处理

机要文件由其制发部门制成正本、副本两份；一份由制发部门分门别类加以保管，另一份由总务部长

保管。

机要文件应加盖相应的红色标记，其处理和保管由收件人自行处理。

第八条送达

机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发送至有关部门时，必须请收件人签字盖章。

第九条传送

总公司与分公司之间进行文件的来往传送或邮寄时，应采用亲启信函方式，必要时应采用挂号信函方

式。

第十条传递

公司内机要文件的传递，除责任者自行携带方式外，必须加封后传递。不能以文件方式传递的秘密事

项必须由直接关系者亲自传达。

第十一条复制件

机要文件须经制发部门的部长同意后方可复制。

机要文件复制时，制发部门应将复制件数量在原件或副本上详细记录，并在第八条规定的发文簿上记

载复制件的去向。

第十二条向公司外分发与传送

秘密文件或公司外秘密文件以与秘密事项，由制发部门的部长负责，请专门代理店或协作工厂进行分

发和传送，但必须履行第八、第九条规定的手续。

第十三条销毁

机要文件与其相关草案、其他无用物品的销毁，应确定的时间，由所管部长负责销毁。

第十四条惩罚

凡违反本规定者，由惩罚委员会讨论处理。

第十五条代码

公司各部门的代码如下表所列。

公司内部机构代码表

机构名称代码机构名称代码

总务处B采购科GS

人事科BZ采购配给股GSS

第一人事股BZA机械股GSB

第二人事股BZB材料股GSZ

卫生保健股BZK宣传科GP

文书科BB宣传股GPS

庶务科BS广告股GPK

庶务股BSS销售部T

供应股BSY第一销售科TN

管理部K营业所股TN

会计科KS