食材配送档案管理制度.docxVIP

第一章总则

第一条为规范食材配送档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据国家有关档案管理的法律法规，结合我公司实际情况，特制定本制度。

第二条本制度适用于我公司所有与食材配送相关的档案资料，包括采购、验收、储存、配送、使用等环节的各类文件、记录、数据等。

第二章档案管理机构及职责

第三条公司设立档案管理部门，负责食材配送档案的统一管理。

第四条档案管理部门的主要职责如下：

1.制定和实施食材配送档案管理制度；

2.负责档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁；

3.定期对档案进行审查、鉴定和整理；

4.对档案管理人员进行业务培训；

5.确保档案的保密性和安全性。

第三章档案收集与整理

第五条档案收集范围：

1.食材采购合同、订单、验收报告等；

2.食材质量检验报告、检验记录等；

3.食材储存、配送、使用等相关记录；

4.食材安全事件处理记录；

5.其他与食材配送相关的文件、资料。

第六条档案整理要求：

1.按照档案分类、编号、装订等规范进行整理；

2.确保档案的完整性和准确性；

3.对档案进行编号、登记，建立档案目录；

4.对档案进行数字化处理，方便查询和利用。

第四章档案保管与利用

第七条档案保管要求：

1.严格按照档案保管规范进行保管，确保档案的完整、准确、安全；

2.定期对档案进行检查、清理，防止档案损坏、丢失；

3.对档案进行防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等措施；

4.确保档案保管环境的适宜性。

第八条档案利用要求：

1.严格按照档案利用规定进行查询、借阅；

2.不得擅自复制、摘抄、泄露档案内容；

3.对档案利用情况进行登记，确保档案利用的合法、合规。

第五章档案销毁

第九条档案销毁应当遵循以下原则：

1.按照档案管理法规和公司规定进行销毁；

2.经批准后方可销毁；

3.销毁前应当进行鉴定，确认无保存价值；

4.销毁过程应当有专人监督，确保档案销毁的彻底性。

第六章奖励与处罚

第十条对认真执行本制度，在档案管理工作中取得显著成绩的，给予表彰和奖励。

第十一条对违反本制度，造成档案损坏、丢失、泄露等后果的，依法依规追究责任。

第七章附则

第十二条本制度由公司档案管理部门负责解释。

第十三条本制度自发布之日起实施。