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物流软件开发公司合同付款管理办法

第一章总则

第一条目的

为规范本物流软件开发公司合同付款流程，确保资金支付安全、合理、高效，加强财务监控与风险防范，保障公司业务正常开展及各方合法权益，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司内部所有涉及软件项目开发、技术服务、硬件采购、市场推广等业务活动所签署合同的付款管理事宜。

第三条基本原则

1.合法性原则：所有付款行为须严格遵守国家法律法规、财务制度及公司相关规章，依法依规办理付款手续。

2.契约性原则：严格依据合同约定条款执行付款，维护合同严肃性与权威性，无正当理由不得擅自变更付款条件、金额与时间。

3.审批性原则：建立健全付款审批机制，明确各环节审批权限与职责，未经有效审批，财务部门不得支付款项。

4.效益性原则：综合考量资金成本、项目进度、业务效益，合理安排付款计划，提高资金使用效率。

第二章职责分工

第四条业务部门职责

1.合同执行与监控：负责合同签订后项目推进、成果验收，全程跟踪业务进展，把控项目质量、工期，及时发现合同履行异常并报备协调解决。

2.付款申请发起：依据合同条款及项目实际情况，准确填写付款申请单，附上完备的证明材料，如验收报告、进度报告、发票等，确保申请付款事项真实、合规、符合支付条件。

第五条财务部门职责

1.审核付款资料：严格审查付款申请单、合同、发票、相关凭证完整性、准确性、合规性，核对财务数据逻辑关系，核查发票真伪及税务合规性，不符要求及时退回补充更正。

2.资金安排与支付：依审批通过申请及公司资金状况，合理规划资金，按时足额支付款项，做好资金账务处理，记录资金流向明细，定期编制付款报表供管理层分析决策。

第六条法务部门职责

1.合同合规审查：参与重大合同签订前审核，评估法律风险，确保合同条款严谨、合法、无歧义；合同执行中提供法律咨询，把控关键节点法律风险。

2.纠纷处理：遇合同付款纠纷，依公司授权介入谈判、调解、诉讼，维护公司权益，追讨不当支付款项或协助解决支付受阻问题。

第七条管理层职责

1.审批关键付款：对重大合同、大额资金、特殊付款事项行使决策权，基于公司战略、财务状况、业务需求审慎审批，把控整体财务支出风险。

2.监督与指导：定期检查合同付款流程执行情况，督促部门整改问题，优化管理流程，指导跨部门协作难题解决，确保制度有效落地。

第三章付款流程

第八条预付款申请与支付

1.业务部门依据合同约定，项目启动前提交预付款申请单，注明合同编号、供应商信息、预付款金额、支付事由、预计到货或开工日期等，附合同关键页复印件。

2.申请单依次经业务主管、财务主管审核，重点审查预付款必要性、比例合理性、合同依据；金额超[X]万元报总经理审批，审批通过财务部门[X]个工作日内支付。

第九条进度款申请与支付

1.项目实施中，业务部门定期（每月/季度）评估进度，达合同约定付款节点，填写进度款申请单，附上进度报告（含完成工作量、成果说明、对比计划进度情况）、阶段性验收文件、发票。

2.财务审核发票合规、进度与合同匹配后，交业务分管领导审批；金额超[X]万元加送总经理签批，审核通过后财务[X]个工作日内支付，确保项目资金持续供应。

第十条验收款申请与支付

1.项目完工验收合格，业务部门收集齐全终验报告、交付成果清单、质量保证文件等，发起验收款申请，明确验收款金额为合同尾款扣除质保金部分，注明质保期限起始。

2.财务复核资料完整性，验收手续合规性；依次经业务、财务、法务负责人审批，重大项目总经理终审，审批完毕[X]个工作日内支付，保障供应商权益兑现。

第十一条质保金申请与支付

1.质保期满前，业务部门联合技术团队评估供应商质保服务，无质量问题或遗留纠纷，提交质保金申请单，附质保期内运维记录、售后响应情况说明。

2.经多部门联合审核，确认符合返还条件，依审批权限签批后，财务于[X]个工作日内无息支付质保金，结清合同款项。

第四章特殊情况处理

第十二条合同变更与付款调整

1.合同履行遇业务变更、追加工作量、价格调整等，业务部门及时发起合同变更流程，签订补充协议，明确变更后付款条款、金额、时间节点；依新约定执行付款，调整审批依原合同金额、性质参照本办法对应权限。

2.因不可抗力等客观因素致合同暂停、延期，业务部门书面报备，协同财务评估对付款计划影响，协商调整付款安排并形成纪要备案，保障各方合理诉求。

第十三条纠纷与拒付处理

1.发现对方违约、交付不符要求、发票违规等拒付情形，业务部门[X]日内书面通知供应商整改，同步报备法务、财务；逾期未改或情节严重，经法务审核，业务部门提交拒付申请说明事由，附证据材料，财务暂停支付。

2.涉合同纠纷诉讼、仲裁，财务依生效法律文书执行付款；纠纷解决前预留争议