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档案管理细则

第一章总则

为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。

第二章公司管理档案的范围及管理权限划分

第一条公司级档案管理范围，由公司档案室专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件：

1．公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；

2．公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料；

3．财务管理、资金贷、业务往来方面的文件材料（含合同、重要报表等）；

4．政府、项目批文、合同；

5．公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

6．工程进度计划控制文件（含各业务单位往来函件等）、工程初设、修改、竣工图纸；

7．公司及各部门月度、年中、年度工作计划及资金计划；

8．公司签定的各类合同（含商品房买卖合同）；

9．公司有效证件、印章；

10．具有法律效力及保存价值的文件；

11．公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

12．本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第二条

部门档案管理范围，由各部门指定兼职文书管理，于每年末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后，原件移交公司档案室管理。部门级档案文件如下：

1．各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报；

2．部门例会会议纪要；

3．各部门与其相关业务单位函件管理；

4．招投标文件管理；

6．仪器、设备维修保养资料；

7．客户、特约商家资料及信息管理；

8．公司的媒体宣传资料、销售报表；

9．财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表。

第三章公司档案管理体制

第三条

公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由档案室负责主体档案的管理，并对机关各部门、直属单位的档案管理工作进行督促和指导。

第四条根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责收集并保存，并定期向公司档案室移交保管。

第六条档案管理部门及负责人

1．公司档案管理部门为办公室；

2．公司立档单位为机关各部门及各直属单位；

3．档案管理责任人：档案管理员、各部门兼职文书。

4．各部门均应指定兼职文书，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第七条各部门兼职文书的职责

1．了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2．认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集保存，每年末前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3．承办人员需借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作。

第四章档案管理、归档文件整理

第八条各部门以公司名义制作的规划、规定、通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、委任书、项目方案、函等文件均应由办公室文员制作副本发文、登记、原件存档，档案室备案。

第十条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

第十一条归档时限

各部门兼职文书就文件归档工作应做到每月进行。做归档前将资料分类，应做到及时处理，切忌拖拉积压。

第十二条归档文件的整理

1．归档材料必须是办理完毕的正式材料。

2．归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。

3．归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。

4．不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

5．卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6．整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

7．归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。

8．案卷整理的幅面应以A4纸为准(210mm*297mm),材料过窄或小于A4幅面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按A4的幅面折叠整齐，折叠时