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制冷制热设备安装公司合同付款管理办法

总则

1.为加强本制冷制热设备安装公司合同付款管理，规范付款流程，确保资金使用安全、合理、高效，保障公司与合作方的合法权益，依据国家相关法律法规以及公司财务制度，特制定本办法。

2.本办法适用于公司所有涉及制冷制热设备安装项目的合同付款事宜，包括但不限于设备采购合同、安装工程外包合同、劳务分包合同、技术服务合同等。

付款申请流程

1.申请时间节点：合同付款申请应严格按照合同约定的付款条件与时间节点进行提交。项目实施部门负责跟踪合同进度，在满足付款条件的[X]个工作日内，启动付款申请流程。例如，设备到货验收合格后、安装工程阶段性验收通过后、服务期限届满且服务质量达标等相应节点，应及时申请付款。

2.填写申请表：由项目负责人填写《合同付款申请表》，详细注明合同编号、项目名称、供应商/服务商名称、合同总金额、已付款金额、本次申请付款金额、付款用途（如设备款、安装费、尾款等），并附上与付款条件相关的证明材料，如设备到货清单、验收报告、工程进度确认单、服务评价表等。

3.内部审核流转：申请表填写完毕后，依次经项目主管、部门经理审核签字。项目主管负责核查项目实际进度与付款申请的契合度，部门经理则从项目整体规划、预算执行情况等宏观层面把控，确认无误后提交至财务部门。

财务审核要点

1.合规性审查：财务人员收到付款申请后，首先审核合同条款，确认本次付款是否符合合同约定的付款方式、金额计算方式及其他附加条件；检查申请附件是否齐全、有效，对缺少关键证明材料的申请予以退回补充。

2.账务核对：核对公司账目，确认已付款金额记录准确，本次申请付款金额计算无误，避免重复付款或超额付款情况发生；核查合同预算执行情况，确保付款后项目总支出未超出预算上限，如有特殊情况需超预算付款，需提交额外的预算调整申请及说明，经高层审批后方可继续。

审批权限与层级

1.金额分层审批：单次付款金额在[X]元以下的，由财务经理审批通过后即可安排付款；[X]元-[X]元之间的付款申请，需经分管副总经理审批；超过[X]元的大额付款，除分管副总外，还需总经理审批签字。各级审批人应在收到申请后的[X]个工作日内完成审批，如有疑问及时与申请人及财务沟通。

2.特殊情况处理：对于涉及合同纠纷、质量争议、履约异常等可能影响付款决策的特殊情况，审批流程暂停，由项目部门牵头组织法务、技术、质量等多部门联合评估，出具处理意见，根据意见调整付款安排，必要时报公司高层会议集体决策。

付款执行与监督

1.支付方式选择：经审批通过的付款，财务部门应依据合同约定的支付方式安排款项支付，优先选用银行转账、电子支付等安全、可追溯的支付手段；对于外币支付业务，严格按照国家外汇管理规定办理结售汇与支付手续，防范汇率风险。

2.付款跟踪反馈：财务部门负责跟踪款项支付进度，在款项成功支付后的[X]个工作日内，将支付凭证复印件反馈给项目部门留档；若出现支付失败、退款等异常情况，及时查明原因，协调银行及相关方解决，并告知项目部门调整后续工作安排。

3.监督检查机制：公司内部审计部门定期对合同付款情况进行审计监督，抽查一定比例的付款项目，检查流程执行是否合规、付款依据是否充分、有无违规操作或利益输送迹象；对发现的问题及时通报整改，追究相关责任人责任，情节严重的移交司法机关处理。

附则

1.本办法由公司财务部门负责解释与修订，如有未尽事宜或法律法规、公司政策调整，适时启动修订程序，经公司办公会议审议通过后生效实施。

2.各部门及员工应严格遵守本合同付款管理办法，对于违反规定造成公司经济损失的，视情节轻重给予警告、罚款、降职、解除劳动合同等处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

3.本办法自发布之日起施行，原有与合同付款相关的规定、流程如有抵触，以本办法为准。

[公司名称]

[发布日期]