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文档档案管理制度范文

一、文档是单位的重要资料，加强文档的管理，是保障和促进各

项生产经营活动的有序开展，实现文档管理的程序化、规范化，为使

文档管理达到高效、安全的目的，特制定本制度。

二、文档管理应指定专人负责(专职文秘)，文件管理员必须作好

文卷归档，存放保管和遵守单位有关文件使用的管理规定。

三、文件管理员应按以下程序工作

1、文件收集：坚持随时对收集的文件进行归档，保证文件资料的

完整，对已办理完毕的文件应及时收回存档；对会议文件要及时整

理，单位对外发文件报送材料要留好底稿和正本。

2、文件保管

收集时应按文件收发的单位、性质分类，再根据时间先后排列存

档备查。

3、文件收发

文件收文应填写收文的表格，注明文件名称、发文单位、发文时

间、收文时间、收文人签名。

文件发文应填写发文的表格，注明发文名称、发文时间、发文人

签名、收文人签名。

四、文件存放和销毁

1、文件应有一个安全的存放之外，最好配备专门的文件柜。

2、文件的存放和提取应由专职人员负责。

3、专职人员应做好防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面工作。

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4、文件装订存档(每年一次)：将文件分类后按时间和来文单位顺

序排列，编上页码，做好文件目录后装订，和收发文登记表格放在一

起，以便查找。

5、文件销毁：单位年终进行文件销毁工作，对无归档存放价值的

文件、材料，上级指定需要销毁的文件，其他无存档价值的文书。对

需要销毁的文件应统一填写销文登记表，由站长签字同意后方可销

毁，销毁文件时由分管站长在场监销。

五、文件借阅

1、本单位人员借阅文件，文件管理员应制定表格，注意借阅人姓

名，注明归还时间，借阅人签名。交待纪律，保证文件不丢失，不得

转借他人，爱护文件注意清洁，在规定时间内归还。

2、外单位人员借阅文件，须持有介绍信，经站长同意后方可借

阅。

3、文件管理员应遵守文件保密规定，不能借阅的文件严禁借阅。

六、处理

对违反本制度的行为，按照车站《职工奖惩实施细则》处理。

文档档案管理制度范文（2）

一、制度目的

本制度的目的是为了建立和维护组织的文档档案管理体系，确保

文档档案的有效管理、保存、利用和安全，提高工作效率和信息共享

的便捷性。

二、适用范围

本制度适用于组织内所有类别的文档档案管理工作。

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三、管理责任

3.1组织机构负责人是本单位文档档案管理的最终责任人，负责

组织、指导、督促文档档案管理工作的开展。

3.2文档档案管理部门负责制定本制度，并负责具体的文档档案

管理工作，包括文件的分类、归档、检索、销毁等工作。

3.3各部门负责自己的文档档案管理工作，按照要求分类、整

理、归档和保管文件。

四、文件管理

4.1文件分类

所有文件按照一定的标准进行分类，包括但不限于公文、合同、

报告、会议记录等。

4.2文档档案编号

每个文件在归档之前，都需要分配一个唯一的编号，用于标识和

管理文件。编号要求规范、易于识别和查询。

4.3文件归档

文件归档前，应该对文件进行整理和标注，并按照一定的文件编

目规则进行归档。归档应该注明归档日期、文件编号以及文件的主题

和内容。

4.4文件销毁

文件的保存期限到期后，经过相关人员审核同意后，可以进行销

毁。销毁文件需要编制销毁清单，并留存备案。

五、档案管理

5.1档案归档

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档案归档应当按照一定的规则进行，包括档案的分类、盒号的编

制和归档目录的编制等。归档时应注意文件的完整性和档案归档目录

的准确性。

5.2档案存储

档案应当存放在指定的档案室，确保档案的安全和完整性。档案

存储使用专用的档案柜和档案盒，并按照一定的标签进行标注。