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Purchasing–A/P
PurchasingItemsSAPBusinessOne,Version9.0
Objectives:PerformthebasicprocessstepsforpurchasingitemsExplaintheconsequencesofeachsteponinventoryandaccountingObjectives
Yourcompanypurchasesitemsforresale.Youmaintainaminimuminventorylevelforsomeoftheitems.Whenthestockislow,youreordertheitemsusingaprocurementprocesswith4steps:PurchaseordersGoodsReceiptPOsA/PinvoicesOutgoingpaymentsBusinessExample
ProcessOverviewPurchaseOrderGoodsReceiptPOA/PInvoiceOutgoingPaymentAminimuminventoryof15printersisneededtofulfillregularcustomerorders.Whenthestockdipstoolow,purchaseordersareusedtobeginthepurchasingprocess.Whenthevendordeliverstheprinters,agoodsreceiptPOiscreated.Aftertheitemsareinspected,anA/Pinvoicecanbecreated.TheA/Pinvoicetriggersanoutgoingpaymenttothevendor.
PurchaseOrder(PO)POrepresentscommercialdocumentbetweenbuyerandsellerItcontainsagreed-onquantitiesandpricesPOdataiscopiedtolaterdocumentsautomaticallyNovalue-basedaccountingchangesoccurOrderquantitiesappearininventoryreports
EffectofaPurchaseOrder10printersareinstockWeorder5morefromourvendorFiveappearontheinventoryreportsasordered15willbeavailabletopromiseOnly10arephysicallyinstock
AddressesinthePurchaseOrderVendorShiptoAddressPaytoAddressPurchaseOrderLogisticsTabCompany/Warehouse
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