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信息技术合同签订审批流程标准化

一、制定目的及范围

为提升信息技术合同的管理效率，确保合同签订过程的规范性与透明度，特制定本流程。该流程适用于公司所有信息技术相关合同的签订，包括软件采购、系统集成、技术服务等。

二、合同签订原则

1.合同签订应遵循“合法、公平、透明”的原则，确保各方权益得到保障。

2.所有合同必须经过相关部门的审核与批准，确保合同条款的合理性与合规性。

3.合同签署前，需进行充分的市场调研与供应商评估，确保选择合适的合作伙伴。

三、合同签订流程

1.合同需求提出

需求部门根据项目需要，填写《合同需求申请表》，明确合同类型、金额、服务内容及预期效果。

需求部门需附上相关项目背景资料及预算说明，以便后续审批。

2.合同初步审核

合同需求申请表提交至法务部进行初步审核。法务部需对合同内容进行合规性检查，确保符合国家法律法规及公司内部规定。

审核通过后，法务部将反馈意见，并协助需求部门起草合同文本。

3.合同文本起草

需求部门与法务部共同起草合同文本，确保合同条款清晰、明确，涵盖双方权利义务、违约责任、争议解决等重要内容。

起草完成后，合同文本需提交至相关部门进行内部审核。

4.内部审核与审批

合同文本需经过财务部、项目管理部及其他相关部门的审核。各部门需对合同金额、付款方式、项目可行性等进行评估。

审核意见需在合同文本上进行标注，确保各部门的反馈得到充分考虑。

5.最终审批

合同文本经各部门审核后，需提交至公司高层进行最终审批。高层需对合同的整体风险进行评估，确保合同符合公司战略目标。

审批通过后，合同文本将由法务部进行最终确认，并准备签署。

6.合同签署

合同签署由法务部组织，确保合同双方在合同文本上签字盖章。签署完成后，法务部需对合同进行归档管理。

合同签署后，需及时通知相关部门，确保项目顺利推进。

7.合同履行与监督

合同签署后，需求部门需对合同履行情况进行监督，确保供应商按合同约定提供服务。

定期召开项目进展会议，评估合同履行情况，及时处理可能出现的问题。

8.合同变更与解除

如需对合同进行变更或解除，需填写《合同变更申请表》，并提交至法务部进行审核。

变更或解除需经过相关部门的审批，确保各方权益得到保障。

四、备案与存档

所有签署完成的合同需由法务部进行备案，合同文本及相关附件需存档备查。

合同存档应按照合同类型、签署日期等进行分类，确保查阅方便。

五、合同管理与评估

定期对已签署合同进行评估，分析合同履行情况及供应商表现。

评估结果应形成报告，反馈至管理层，为后续合同签订提供参考依据。

六、合同纪律

1.合同管理人员职责

合同管理人员需对合同的执行情况进行跟踪，确保合同条款得到落实。

2.合同签署人员行为规范

合同签署人员不得与供应商私下接触，确保合同签署过程的公正性与透明度。

七、流程优化与反馈机制

建立合同签订流程的反馈机制，定期收集各部门对流程的意见与建议。

根据反馈结果，及时对流程进行优化调整，确保流程的高效性与适应性。

通过以上标准化流程的制定与实施，信息技术合同的签订将更加规范、高效，确保公司在信息技术领域的合作顺利进行。