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进货查验记录制度
进货查验记录制度
一、制度目的
1.规范进货查验流程，降低进货风险。
2.建立完善的进货查验记录，提高进货查验效率。
3.加强对进货物品的质量掌控，提升企业整体品牌形象。
二、适用范围
适用于本公司采购部门及相关人员，适用于全部进货物品。
三、重要内容
1.采购部门下单后，应适时向供应商发出进货通知书，有明确的时间、地点和数量要求。
2、发出进货通知书后，采购人员应适时整理相关资料，并要求供应商供给进货检验报告。
3、供应商收到进货通知书后，应适时发货，并向采购人员供给发货单、运单和进口报关声明等相关证明材料。
4、采购人员收到货物后，应先进行目视检查，核对发货单、运单及其它证明材料，并依照本公司的进货清单进行量、质检查验，检查标准请参考相关国家标准。
5、对检验不合格的货物，采购人员应立刻通知供应商，并要求其协调解决。
6、对检验合格的货物，采购人员应适时登记入库，为其开立相应的进货凭证，定期进行库存盘点。
7、采购人员应适时登记并整理相关进货记录，包括进货时间、数量、质量检查情况等。每月末要将进货记录汇总并交由采购主管备查。
8、采购主管每月末应对进货记录进行审核，回顾整个采购流程，分析采购数据，提出相关问题建议，并将问题汇总给负责人汇报。
9、采购负责人应每季度对进货记录进行审查，订立年度进货计划及年度采购报告。
四、维护与监督
1、采购部门应对进货查验流程进行示范培训，确保相关人员了解并遵守此制度。
2、对进货查验记录进行档案管理，确保记录完整、精准，并能够查询和追溯。
3、定期对进货流程进行内部审核，并依据审核结果进行改进和优化，提高进货质量。
4、如有违反制度行为，应立刻进行矫正，认真处理相关责任人，并适时报告上级领导。
五、附则
本制度经公司相关负责人审批后正式施行，如有需要适时进行修改，修改时须经主管领导批准并经营管理部门审核后方可施行。
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