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企业复印打印传真管理办法

一、总则

为规范企业复印、打印、传真等办公设备的使用，提高办公资源利用效率，降低运营成本，保障公司信息安全，特制定本管理办法。本办法适用于公司全体员工。

二、职责划分

1.行政部门：负责复印、打印、传真设备的采购、安装、维护、保养与调配管理；制定设备使用规范与操作流程；定期检查设备使用状况并统计相关数据。

2.各部门负责人：监督本部门员工对复印、打印、传真设备的使用，确保员工遵循本管理办法；合理安排部门内部的复印、打印、传真任务，避免资源浪费。

3.员工：严格按照本管理办法使用复印、打印、传真设备；自觉维护设备正常运行，发现故障及时报告；妥善保管个人的复印、打印、传真密码等信息，防止信息泄露。

三、复印管理

1.复印设备使用权限：公司复印设备原则上仅供内部员工处理与工作相关的事务使用。外部人员如有复印需求，需经行政部门负责人批准，并由行政人员协助完成复印操作。

2.复印申请流程：员工如需复印大量文件（超过[X]页）或非紧急文件，应提前填写《复印申请表》，注明复印内容、份数、用途、预计完成时间等信息，提交部门负责人审批。部门负责人应在[X]个工作日内完成审批。审批通过后，员工将申请表交至行政部门，由行政人员安排复印任务。对于少量且紧急的复印需求，员工可直接在复印设备上进行操作，但需在事后[X]个工作日内补填申请表。

3.复印操作规范：员工在使用复印设备时，应遵循设备的操作指南，正确设置复印参数，如纸张大小、复印份数、色彩模式等。复印过程中应注意观察设备运行状态，如遇卡纸、墨粉不足等故障，应及时处理或通知行政人员处理。严禁在复印设备上进行与工作无关的操作，如复印私人文件、图片等。复印完成后，员工应及时取走复印文件，并清理设备周围的纸张、杂物，保持设备周边环境整洁。

四、打印管理

1.打印设备使用权限：公司为每位员工配备唯一的打印账号与密码，员工凭账号与密码登录打印设备进行打印操作。员工应妥善保管个人打印账号与密码，不得将其转借他人使用。如发现账号密码泄露，应及时通知行政部门进行密码重置。

2.打印申请流程：员工在进行打印操作前，应仔细检查打印文档的内容、格式、页码等信息，确保无误。对于内部文件，员工可直接在个人电脑上选择打印，并在打印设置中选择相应的打印设备与打印参数。对于涉及公司机密或重要业务的文件，员工需在打印前填写《打印申请表》，经部门负责人及相关领导审批后，方可进行打印。审批流程与复印申请审批流程相同。

3.打印操作规范：员工应根据文件的实际需求选择合适的打印参数，如纸张类型、打印质量、双面打印等。提倡员工优先选择双面打印，以节约纸张资源。在打印高峰期，员工应合理安排打印任务，避免因大量集中打印导致设备拥堵或故障。如遇打印任务紧急且设备繁忙的情况，员工可与行政部门沟通协调，优先处理紧急任务。打印完成后，员工应及时取走打印文件，避免文件丢失或泄密。对于因个人原因导致的打印错误或多余打印，员工应自行承担相应的纸张费用。

五、传真管理

1.传真设备使用权限：公司传真设备由行政部门统一管理与操作。员工如需发送传真，应将传真文件提交至行政部门，并填写《传真发送申请表》，注明收件人姓名、传真号码、传真内容概述、紧急程度等信息。行政部门收到申请表及传真文件后，将根据文件的紧急程度与重要性安排传真发送任务。

2.传真接收管理：行政部门负责公司传真的接收工作。传真接收后，行政人员应及时登记传真信息，包括收件日期、时间、发件人、传真内容概述等，并将传真文件按照部门分类整理，通知相关部门领取。对于紧急传真，行政人员应在接收后立即通知相关部门负责人或收件人。

3.传真操作规范：行政人员在发送传真时，应仔细核对收件人信息、传真号码、传真内容等，确保传真准确无误地发送。如遇传真发送失败，行政人员应及时查找原因并重新发送。对于重要或机密的传真文件，行政人员应在发送前与收件人进行电话确认，并在传真发送完成后，保留传真发送记录以备查。在传真设备使用过程中，行政人员应注意维护设备正常运行，及时添加纸张、墨盒等耗材，定期清理传真机内存，防止信息泄露。

六、耗材管理

1.耗材采购：行政部门负责复印、打印、传真设备耗材（如纸张、墨盒、墨粉、硒鼓等）的采购工作。行政部门应根据设备使用情况、耗材库存情况及市场价格波动等因素，制定合理的耗材采购计划，并定期进行采购。耗材采购应选择正规供应商，确保耗材质量符合设备要求，并要求供应商提供相关的质量保证与售后服务。

2.耗材领用：员工领用复印、打印、传真设备耗材时，应填写《耗材领用申请表》，注明领用耗材的名称、规格、数量、用途等信息，提交部门负责人审批。部门负责人审批通过后，员工凭申请表到行政部门领取耗材。行政部门应按照申请表的内容发放耗材，并做好耗材领用登记工作。对于非因