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主题：公司档案文件编码规则文件编号：版本：A/0

公司档案文件编码规则

1目的

规范和统一公司制度文件的格式及管理，明确制度文件编制、审核、签发程序及

要求，维护制度文件的连贯性、权威性，保障管理组织有序、运行有效。

2范围

适用于公司各部门，各驻外机构可参照执行。

3职责

3.1总经理负责公司各类制度文件的审批。

3.2副总经理负责公司各类制度文件的审核。

3.3人事行政部是公司制度文件的归口管理部门，负责公司制度建设的统筹规

划、综合协调、组织实施与稽查落实；负责各类制度文件的初审；负责各类制度文件

的档案管理。

3.4各部门负责本部门职能、职责范围内相关制度文件的起草与报批；负责按职

责划分执行相关制度文件。

4制度文件分类及编号规则（见下表）。

4.1版本

制度文件版本分为版本和版号两部分：版本号用大写英文字母组成，从A开始顺

次递增；版次号用2位阿拉伯数码组成，从00开始，顺次递增。

4.2密级

按制度文件保密程度，可将制度文件分为绝密文件（T）、机密文件（S）和一般

文件。制度文件应标明密级，一般文件无需标注。

4.3正文格式

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正文一般包括：1.目的、2.范围、3.职责、4.内容、5.附则、6.相关文件与记录、

7.附件说明、8.文件履历说明。

4.3.1“内容”一般指具体管理涉及的内容，如涉及管理内容、项目较多，可适当

扩充章节，分类说明。

4.3.2涉及专业管理、技术问题，或需经特别解释才能表达清晰，辨明歧义的，

可适当增加“定义”章节。

4.3.3文件履历说明一般包括制定（人）、审核（人）、批准（人），批准、颁发

和生效日期，以及阅文批示及会签等内容。

4.3.4正文一般采用四号小标宋体字（表格内文字小四号，页眉五号），A4纸，

页边距上下左右均1.27cm，（标点符号用全角标注，占1字间距）。

4.3.5附件与附件说明

4.3.5.1制度文件如有附件，应在正文之未尾，“文件履历说明书”之前进行附

件说明。

4.3.5.2附件一般包括：相关流程图、相关表单和其他对正文内容的说明性材料。

4.3.5.3凡具体管理流程应编制流程图，对各业务、管理环节进行节点描述。

4.3.5.4业务、管理过程中涉及的表单，应统一编号附后。

4.3.5.5附件说明应按顺序标注，其顺序号与附件顺序一致。标注时先标附件名

称（不加标点），再用括号括入编号。

5制度文件编制、发布流程

5.1各部门根据管理、业务需要，按统一标准编制制度文件。

5.1.1人事行政部每年11月份向各部门收集汇总制度建立、执行情况，并编制《年

度制度建设计划》。

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5.1.2各部门编制制度文件原则上应在上述“制度建设计划”范围内按期完成；确

因管理需要，需临时增、删、合并制度文件的，应及时向人事行政部提出申请，由人

事行政部对“制度建设计划”作相应调整。

5.1.3各部门制定的制度文件初稿（套制度模板的打印件），经部门负责人确认

后统一交人事行政部初审。初审的主要内容：

5.1.3.1是否按计划编制文件，是否符合编号规则；

5.1.3.2是否按公司统一格式编制；

5.1.3.3相关原则规定是否符合公司有关制度规定；

5.1.3.4涉及跨部门事项是否与相关部门充分协商，相互间职责流程是否已清晰界

定。

5.2经人事行政部初审的制度文件统一交副总经理复核后，送总经理签批。

5.3所有制度文件经总经理批准后，按审批发文范围予以发布。

5.