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公司内部文档编号及管理规则

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审核：

批准：_______

2020-11-__发布2020-11-__实施

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公司内部文档编号及管理规则

第一章总则

第一条目的：为加强各部门的文档文件标准化管理，

便于文件的识别、追溯和控制，规范存档，确保公司重要文

件具有唯一编号，保证公司文件体系有效运转。特制订此规

范文档文件编号的指导性和标准性文件

第二条适用范围：本规则除特别指明外，适用于公司

各部门所有文件的编号管理和控制。

第三条权责部门：由公司业务人力行政部负责编号，

部门领导审理同意后确定最终编号后即生效。

第四条人力行政中心负责本办法的制定、修改、废止

的核准。

第二章文件夹及对应文件编号办法

第五条根据公司各部门实际情况，对不同文件夹及对应

文件做以下分类：

5.1文件夹编号：ML-RZ-01

由公司名称代码+部门缩写名称+流水号组成如图所述

公司名称代码部门缩写名称流水号

MLRZ、CW、CG01、02、03

5.1.1公司名称代码：“明临”简称“ML”;

5.1.2部门名称缩写：人力行政中心简称“RZ”、财务部简

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称“CW”等;

5.1.3流水号：按文档建立先后顺序编号区分，第一类文档

为“01”，第二类文档为“02”，依此类推（注：每个部门根

据实际工作内容区分不同文档，比如采购部分“01类为供应

商资料表”、“02类为报价单文件管理”等）

5.1.4对应部门下细分岗位类别可在部门后再加上具体岗

位或细分部门名称缩写字母，例如ML-RZ-XZ(行政)-01，

ML-RZ-IT(网络管理)-01等；

5.2文件编号:ML(RZ)-RR-2020111601（公司人资行政部于

2020年11月16日建立的第一份制度）

注：对应不同文档保存管理，例如：ML-RZ-01是人资所有规

章制度类文件夹，对应部门制度文件皆放入该文档文件夹）

此编号由由公司名称代码+部门缩写名称+文件类别名称

字母缩写+日期（建立及签订日期）+流水号组成如图所述

公司名称代部门缩写名文件类别名称字母日期流水号

码称

MLRZRR01

5.2.1RZ:大写字母，部门代号，如该制度是公司级文件，

适用于公司全体人员

如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表

示该制度由部门内部使用。相应的部门代号如下：

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部门代码

总经办ML

财务部CW

人力行政中心RZ