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档案管理办法及实施细则

为进一步完善公司的管理体系，建立有效的守信激励与失信惩戒机制，规

范公司的经营行为，保护公民的合法权益，促进全公司的持续健康发展，依据

有关法律、法规及政策规定，结合实际，制定本办法。

一、总则

第一条根据企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档

案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本规定。

第二条公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。其

构成是以科学技术型档案为主体，包括公司章程、股东名簿、组织规程及

办事细则、董事会及股东会记录、行政类文件、政府机关核准文件、工程

设计图、工程预算决算书、计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、

劳动工资、各类合同和其他工作等方面档案。

第三条公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司

经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。

第四条公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。

二、文件材料的形成与归档

第五条公司要根据国家相应法规和有关部门的规定，制定文件材料

形成、积累、整理和归档的制度。文件材料的运转要遵循计划、公司的发

展、项目的进行（施工）、技术、经营等项工作和文书处理的程序。

第六条公司生产（施工）活动中形成的办公用品及文件等材料由工

程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。

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各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定

有关人员负责积累、整理后归档，然后交给公司档案管理人员。

1.公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照各部门的工作，

此类型工作由行政部门统一管理、分类、存档档案。

2.文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3.一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部

门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

第七条公司文件材料归档的基本要求

1.归档的文件材料必须完整。

2.归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项

活动的真实内容和历史过程。

3.归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。

第八条公司必须编制文件材料的归档范围。企业文件材料的归档范

围主要有以下几个方面：

1.经营销售方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合

同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的

文件材料等。

2.财务管理方面：有财务管理中的各种帐册、报表、凭证和文件等。

3.工程建设方面，涉及到的有关工程资料、项目合同、工程图纸等。

4.计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统计分析活动

中形成的各种文件材料。

5.劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、劳动保护

等工作中形成的各种文件材料。

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6.物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应和工具管理

中形成的各种文件材料。

7.宣传方面：有组织、宣传、通知、人事、保卫工作中的各种文件材

料，公司行政工作、共青团工作和董事会工作中的各种文件材料等。

8.其他方面。

第九条档案级别的划分：

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常

用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件

二级为秘密文件

三级为机密文件

四级为普通文件

1.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会

议记录等属于普通文件，划分等级为四级。

2.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文

件，划分等级为二级。

3.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报

表及