上市公司采购管理制度与内控流程.pdf

公司采购管理制度与内控流程

物资采购管理制度

第一节总则

第一条为加强公司物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购

漏洞，减少采购风险，根据中华人民共和国会计法等相关法律法规规

定，结合本公司实际情况，制定本制度。

为保证公司正常生产经营活动顺利进行，物资保障部负责

第二条本制度所称采购是指本公司购进的用于生产经营或提供

劳务消耗的各种物资的行为，包括：原材料、配套件、计量器具、设

备、工装工具等。付款是指支付购进物资或设备有关的款项的行为。

第三条对采购业务内控制度的基本要求：采购与付款中的不相

容职务应当分离，其中包括：

（一）付款审批人员与付款执行人员不能同时办理寻求供应商和

洽谈价格业务；具体程序：采购员请款—部门领导审核—董事会批准

—总会计师审批—财务财务审核—出纳员付款。

（二）采购合同的洽谈人员、订立人员和采购人员不能由一人同

时担任。

（三）货物的采购人员不能同时担任货物的验收和记帐工作。

第二节分工与授权

第四条原材料、配套件、计量器具、进口设备、工装工具等由物

资保障部负责采购，具体实施办法参照本制度组织实施，坚决杜绝由

使用部门直接自行采购所需物资的多头采购现象。

第三节实施与执行

第五条采购计划编制

（一）采购计划人员依据生产计划部下达的生产计划、产品材料

定额或技术部门的材料预提，编制物资采购计划。

（二）采购计划人员依据产品生产进度要求、物资采购计划，明

确材料、配套件名称、型号规格和采购的期量要求，结合库存数量分

配进货数量。

第六条物资采购的合同签订

授权的采购人员在合格供方范围内签订采购合同，合同签订按规

定执行。

第七条物资采购

（一）VEC部门依据公司批准的价格市场采购招标和评定采购

最高限价表、采购合同以及质量体系控制程序要求对采购活动进行审

核。

（二）请款人员依据采购计划、资金计划提出请款要求，填写“付

款申款单”经总经理批准后报财务由付款人员付款。

（三）采购物品验收入库后，由采购人员依据材料发票及清单、

收料单等填写“入库单”，经保管员、VEC、部门领导批准后将整理好

的原始凭证报到财务部进行挂帐报销。

第八条采购资金核算

每月由物资保障部根据本期截止日欠款和月资金计划，报总经理

审批；

第九条资源回收处理

物资保障部以资金结算人员的核定价格为依据，本着“采购成本

还原”的原则，组织边、余、残料的对外销售。

第十条物资统计

由物资统计人员按月份对“主要物资收、支、存”，“主要物资消耗

与库存总值”等进行统计分析。

第四节监督与检查

第十一条质量控制：采购物资质量由质量检验部门及人员负责

监督与检查。

第十二条采购计划和签订的合同由物资保障部主管领导负责监

督与检查。

第十三条采购物资价格由VEC部门负责监督与检查。

第十四条物资请款、付款的正确性由财务部门负责监督与检查。

第十五条物资保管与发放由物资保障部主管领导负责监督与检

查。

第十六条对监督过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环

节，应要求被检查单位纠正和完善，发现重大问题应写出书面检查报

告，向有关领导和部门汇报，以便及时采取措施加以纠正和完善。

第五节附则

第十七条本制度由物资保障部负责解释。

第十八条本制度自董事会批准后生效。

公司采购管理与内控流程

一、管理与风险控制目标

通过对公司采购管理与内部门控制，确保公司的物资及

服务采购行为合法合规，严控采购的审批权限；确保请购事

项明确，请购依据充分、合理，规范审批流程；确保验收环

节的严谨；保证付款方式合规和付款程序符合相关规定；确

保供应商的选择符合采购质量、价格、技术规格等要求。

二、风险识别

公司缺乏有效的采购管理与内部门控制规则，可能使

得公司在采购过程中存在以下风险：

（一）采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、

经济损失和信誉损失；

（二）采购未经审批或超越授权审