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工作流审批设计软件开发
对于企业应用系统来说,工作流可以说是其核心和灵魂,而审批流程则是比较重要的基础应用场景,一个良好的审批设计可以有效的提高公司运转效率,提升管理规范。
接下来,我们从角色、内容、流程、动作、权限、配置、效率这几个方面,了解一下审批工作流的产品设计。
一.角色
在企业中,每个人都有自己的管理层级和岗位职责,不同的岗位需要完成的任务也有所不同,在实际的工作流审批设计中,可以抽象的概括为两类:发起人和审批人。
1.发起人
发起人,很好理解,就是谁开始了这个流程,在这个步骤主要完成的是事务性、操作性的工作,同时发起人也是最关心审批进展的角色。既然关心进展,那么站在发起人的角度,在流程建立之后,还应该有相关信息的完善、审批人提醒、处理驳回修改、重新提交等功能。同时,还要兼容统一发起入口和业务场景触发,常用的审批事项要方便找到,审批管理页面有统一的汇总。
2.审批人
审批人在流程中更多担任的的决策性工作,因此内容和操作上应尽可能精简,比如只看到重要信息,避免信息杂乱影响判断,不输入或少量输入,同时也要有统一的界面审批和管理,方便追溯。
?二.内容
据条件来的,例如金额一万元以内支出由部门主管审批结束,一万元以上由总经理审批结束。
5.混合流程
混合流程算是比较复杂的一种,因为融合了以上几种的流程条件,比如:金额低于1万元的,由部门主管审批通过后即结束;金额在1万元到10万元的,需要先由部门主管审批,之后交由财务和副总经理审批通过后即结束;金额高于10万元的,需要由董事长和总经理一同审批通过后才结束。
四.动作
1.通过
通过动作由审批人操作,是否需要输入通过原因、通过原因是否必填需要根据实际业务情况决定。
2.驳回修改
驳回修改动作由审批人操作,和通过不同,为了让发起人知道如何修改,驳回原因一般需要设定成必填项,否则发起人或上一个审批环节的人不知道为何被驳回、以及要如何修改。
3.重新提交
重新提交由发起人操作,和驳回修改是一一对应的。设计上要注意,审批人审批重新提交的内容时,需要附带上一次驳回修改的原因。
4.取消
取消动作可选,一般针对发起人。
五.权限
权限的控制贯穿在审批流程的方方面面,上述的角色、内容、流程和动作都会涉及到权限的控制,是一个较大的工程。
基于角色的访问控制体系,包括用户、角色、目标、操作、许可权五个基本数据元素,每个角色至少具备一个权限,每个用户至少扮演一个角色,可以对完全不同的角色分配完全相同的访问权限,用户和角色是多对多的关系。
1.操作和许可权内容,可区分为功能权限和数据权限
2.什么人可以发起什么审批,由功能权限控制
3.什么人/角色在整个审批流程中可见什么数据,由数据权限控制
4.什么人/角色可以审批什么环节,由独立的审批配置控制
六.配置和扩展性
审批工作流的配置灵活度和开发复杂度成反比,具体要灵活到什么程度,需要由业务需求决定。一般针对公司开发的中后台系统,灵活性相对较少,而面向多个公司的商业化的系统,则灵活性要求大大提高。主要体现在以下方面:
1)审批流程的类型可修改
2)具体的审批环节可增删改
3)各个环节审批人/角色可配置
4)审批相关的权限可变更
七.效率
工作流的核心目标是提高企业运行效率,如果线上审批流程效率还不如原来的纸质操作,那这个流程的设计就是失败的,也失去了意义。因此,在完成整个审批流程的设计之后,我们还需要花大精力对流程的效率进行审视和优化。可以参考以下经验:
1)审批的操作尽可能精简,且操作含义明确
2)只要求输入必要的表单
3)待审批事项及时通知到审批人
4)审批进展及时通知发起人
5)发起人可选择主动催促审批人
6)做好下一步操作的引导
总结
审批流程是中后台工作流的基础应用,我们在设计的过程中,把握的核心要点是“提高效率,规范管理”,在设计过程中要时时回头审视,以免脱离了这个最重要的目标。
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