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公司档案管理员工作职责

一、档案收集与整理

1.负责制定并执行全面且系统的档案收集计划，主动与公司各部门密切沟通协作，定期催收各类文件资料，涵盖合同、会议纪要、人事档案、财务报表、业务往来信件、项目策划及执行方案等，确保档案完整性，不错漏关键信息。

2.依据档案类型、年份、部门等多元标准，严谨细致地对收集到的档案进行分类编号，建立清晰、合理、易检索的档案类目体系，如行政类以“XZ”开头，人事类为“RS”，同时结合数字顺序编码细化，像“RS-20X4-001”表示20X4年首份人事档案，保证档案归位精准。

二、档案保管与维护

1.妥善安置档案于专用库房或档案柜，配备恒温恒湿设备，温度常年维持在18-24℃，湿度控制在45%-60%，以防档案纸张受潮发霉、脆化干裂，避免字迹褪色模糊，定期巡查存储环境并记录温湿度数据，及时调整异常。

2.对实体档案定期除尘、驱虫、消毒，采用专业清洁工具与防虫药剂，每月全面清洁一次档案架，每季度实施防虫防霉处理，确保档案无蛀损、无污染，延长档案寿命；同时，对电子档案进行多重备份，存储于不同介质（如服务器、移动硬盘、云盘），每周检查数据完整性，防止因硬件故障、病毒攻击造成数据丢失。

三、档案借阅与归还管理

1.严格执行档案借阅审批流程，借阅人需填写标准申请表，注明借阅目的、期限、所需档案明细，经部门负责人及上级主管签批同意后，档案管理员依权限依规发放档案，普通内部资料借阅不超3个工作日，机密档案须总经理特批且现场查阅，严禁带出。

2.归还时，管理员对照借阅记录仔细清点核对档案数量、完整性，检查有无缺页、涂改迹象，确认无误后办理归还手续，及时归档；若发现异常，即刻追溯借阅环节，追究相关责任，维护档案原始性、真实性。

四、档案信息化建设

1.主导档案数字化工作，运用扫描设备、图像处理软件高效将纸质档案转化为高清电子文档，保证图像清晰、文字可识别，每日定量完成转换任务，逐步实现档案库电子化全覆盖；为电子档案准确录入元数据，如文件标题、关键词、日期、作者等，方便快速检索调阅。

2.不断优化档案管理软件功能，结合公司业务需求定制个性化检索界面、分类标签，定期更新软件版本以适配新技术；组织员工培训，传授电子档案查询技巧、权限规则，提升档案利用效率，助力公司办公信息化转型。

五、档案鉴定与销毁

1.周期性（每3-5年）会同各业务专家、法务人员组成鉴定小组，依据档案保管期限表，审慎甄别档案价值，永久保存具历史意义、核心业务关键凭证、法规遵循必备的档案；对超期且无留存必要档案，编制销毁清单，详细记录销毁档案名称、编号、年份、销毁原因，确保销毁决策科学合理。

2.依照国家法规及公司保密制度，采用专业碎纸机粉碎纸质档案，或由有资质涉密载体销毁机构处理机密电子存储介质，全程监督，两人以上在场，留存销毁视频或照片记录，保证档案销毁彻底、安全，杜绝信息泄露风险。

六、统计与报告

1.每月精准统计档案新增数量、借阅人次、热门借阅类别等关键数据，生成直观图表报表，剖析档案利用趋势，如业务旺季某项目档案借阅频次突增反映项目执行需求，为资源配置、档案优化提供数据支撑。

2.定期（每季度、年度）向公司管理层呈交档案管理工作报告，汇报工作成果、现存问题、改进规划，如汇报档案数字化进度滞后原因及追加设备预算请求，助力管理层掌握档案资产动态，推动档案管理持续升级。