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学校文件材料整理方法及归档要求

一、总则

为加强学校档案管理工作，确保文件材料完整、准确、系统地归档保存，提高档案管理效率和质量，充分发挥档案的信息服务及历史凭证作用，依据国家档案法律法规及教育系统档案管理相关规定，结合本校实际情况，特制定本文件材料整理方法及归档要求。

二、文件材料整理方法

（一）收集范围

1.党群类：学校党委、团委、工会等党群组织在各项党务工作、群团活动、思想政治教育等过程中形成的文件材料，包括会议记录、决议、通知、报告、计划总结、党员发展材料、先进事迹材料等。

2.行政类：学校行政管理部门涉及学校规划、规章制度制定与修订、人事管理、财务管理、资产管理、招生就业、对外交流合作等方面的文件，如行政办公会纪要、校历、岗位职责说明、人事任免文件、财务报表、审计报告、招生计划及录取名册、合作协议等。

3.教学类：教学管理与教学活动全过程产生的文件，教学计划大纲、课程安排表、教师教学教案、学生成绩单、学籍异动材料、实习实训方案及报告、毕业设计（论文）、教材选用审批表、教学评估材料、学科竞赛文件及获奖成果等。

4.科研类：教师及科研团队承担各级各类科研项目的申报书、立项通知、研究报告、成果鉴定书、专利申请书及证书、学术论文、专著等，以及科研项目管理过程中的相关文件，如中期检查报告、经费使用明细等。

5.基建类：学校基本建设项目从规划设计、立项审批、施工建设到竣工验收各阶段形成的文件材料，工程招投标文件、设计图纸、施工变更记录、工程质量检验报告、竣工决算审计报告等。

6.设备类：教学、科研、办公等设备仪器的采购申请、招投标文件、采购合同、设备验收报告、使用说明书、维修记录、报废申请审批文件等。

7.声像类：学校重要活动、会议、教学实践、校园文化建设等场景拍摄的照片、录制的音频视频资料，需标注拍摄时间、地点、人物、事由等关键信息。

（二）分类原则

采用年度-机构（问题）-保管期限分类法，先按文件形成年度分开，同一年度内再依据文件形成部门或涉及主要问题进行分类，最后依据文件价值确定保管期限，分为永久、定期（30年、10年）。

（三）整理步骤

1.分类排序

按上述分类原则，将收集的文件材料逐份鉴别分类，同类别文件按时间顺序或重要程度排序，如教学类文件可按学期先后排列课程相关材料，行政文件按发文文号或事项办理流程时间排序。

2.编号编目

每件文件在首页右上角用铅笔标注档号，档号结构为“全宗号-年度-机构（问题）代码-保管期限代码-件号”，全宗号由档案行政管理部门给定，本校固定不变；年度用四位阿拉伯数字标注；机构（问题）代码、保管期限代码依据本校制定代码表填写；件号从“1”开始流水编制。同时，逐件录入文件信息到电子目录，包括文号、责任者、题名、日期、页数、档号等必备字段，确保电子目录与实体文件一一对应，信息准确无误。

3.装订成册

定期文件以“件”为单位装订，采用不锈钢订书钉或线装，文件较厚时可分册装订，每册厚度控制在2cm左右；永久文件尽量采用线装，确保装订牢固、整齐美观，装订时去掉文件金属物，对破损文件进行修补托裱，超大纸张折叠成A4规格，小于A4纸张粘贴在A4衬纸上。

4.装盒

将装订成册的文件按档号顺序装入档案盒，档案盒正面标注全宗名称、年度、机构（问题）、保管期限，脊背标注档号起止号，便于上架查找，一盒装满后依序启用新盒，盒内放置备考表，记录盒内文件情况，如文件缺损、补充、移出等信息，整理人、检查人签字确认。

三、归档要求

（一）时间要求

各部门应在文件材料形成次年6月底前完成整理归档工作，确保档案收集及时，避免文件积压散失，教学类文件可在学期结束后一个月内先进行初步整理，学年结束后集中完善归档；基建、设备类项目档案在项目竣工验收后三个月内完成整体归档移交。

（二）质量要求

1.文件齐全完整，应归档文件无遗漏缺失，涉及同一事项的请示与批复、正件与附件、印件与定稿等成套性文件一并归档，保证文件内在关联性。

2.内容真实准确，文件记录信息如实反映学校各项工作实际情况，文字、图表清晰可辨，无涂改伪造，签字盖章手续完备，电子文件与纸质文件内容一致，电子签名、印章合法有效。

3.格式规范统一，纸质文件采用A4标准纸张，行文格式符合学校公文处理规范，字体字号、排版布局整齐有序；声像文件分辨率、格式符合档案数字化存储要求，照片一般采用JPEG格式，视频为MP4等通用性强格式，附带详细文字说明。

（三）移交要求

各部门整理好档案后，填写档案移交清单一式两份，详细列出移交档案的年度、类别、件数、盒数等信息，移交人、接收人当面清点核对无误后签字，各执一份存查，档案实体与电子目录同时移交学校档案室，档案室工作人员依据移交清单进行抽检复查，