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文件管理培训;培训大纲：;一、文件的定义:;二、文件作用;一个组织为识别、管理好文件，通常对文件

进行分层管理,通常对体系文件分层:;;一个组织的文件的数量、详略及采用的媒

介，取决于：

◆组织类型、规模；

◆过程的复杂性和相互作用；

◆产品的复杂性；

◆顾客要求；

◆人员的能力；

◆适用法规的要求；

◆以及满足质量管理体系要求所需证实的程度;四、文件编码：;四、文件编码：;四、文件编码：;五、文件控制;五、文件控制;

a)文件的编制应按照本公司的实际作业要求和改进措施的落实情况进行编写，并使之在文件中得到充分表达，使文件具有可操作性。

b)文件编写应注意到上下过程之间的衔接，同时须防止重复或不一致的描述。;

l??批准时机:文件发布前

→目的:确保文件的适宜性、充分性

〔文件的适宜性:是指文件内容适合于组织及产品情况等;

文件的充分性:是指文件所阐述的要求完整、无漏项等〕。

l?批准人:

→不同类型的文件，编制人可能不可，批准人也

可能不同。

→批准人:可以一人,也可以多人.

批准人应了解文件要求；;1.一阶文件、二阶文件、三阶档、外来文件由电子文件或文本形式发行；作业类文件依文本形式发放。

2.加盖红色“受控文件”章的文件分发至各部门；原稿文件作为存档，不盖“受控”章。〔电子文件发行不设此项〕

3.填写“受控文件发放/回收一览表”并由接收单位签收；;l?文件评审:

→必要时,非必须.

→组织的结构、产品、工作流程、法律法规、顾客要求等的变化，对原发布的文件进行评审，看有哪些要求不适合目前组织的现状。

→评审形式:定期/不定期评审;会签…

;l?修订时，须再次得到批准。

l?修订状态得到识别。

→如：修订清单、

修订一览表、

……

根据具体需要进行;l??文件的字迹清晰可辨，尤其是重要岗位的得到的文件。

l?文件编号：便于不同内容的文件应易于识别；

l??目录、清单：便于对文件的查找。;l?防止作废文件的非预期使用，及时从所有发放和使用场所回将收作废文件。

l?作废文件的处理；

l?因某种需要而保存作废文件，应对这些文件进行适当标识，如加盖“作废”标识；;l包括与产品有关的法律法规、顾客提供的图样、产品标准等。

l?得到识别；

l?控制分发，以确保使用的外来文件是适用版本。

〔尤其是顾客的图样等〕;1.编码

2.版本

3.书写

4.保存期限《表单管制一览表》

5.标识

6.作废;1联络单；

1变更通知单；

1公告、通告等；

1销售通知单；;六、文件使用中

常存在的几个现象

;总之，文件管理管控、防止错用、误用的过程；是一个增值过程。;谢谢！