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采购程序及管理制度

1.引言

本文档旨在确立公司的采购程序及管理制度，以确保采购活动

的规范和有效性。通过遵循该制度，公司将能够在采购过程中降低

风险，提高效率，并确保采购活动的合规性。

2.采购程序

2.1采购需求确认

在进行任何采购活动之前，必须明确和确认采购需求。相关部

门或项目团队应向采购部门提供详细的采购需求，包括但不限于物

品描述、数量、质量要求、交付期限等信息。

2.2供应商选择与评估

采购部门将根据公司的采购政策和程序，以公平、公正和透明

的方式选择供应商。供应商的选择将根据其价格竞争力、供货能力、

质量控制能力、服务支持等因素进行评估。

2.3采购合同签订

在确认选择的供应商后，采购部门将与供应商签订采购合同。

合同应明确规定双方的权利和义务，包括但不限于产品/服务描述、

交付期限、付款方式、质量保证、违约责任等条款。

2.4采购订单下达

基于采购合同的内容，采购部门将下达采购订单给供应商。采

购订单应包括具体的采购信息，如物品描述、数量、金额以及交货

要求等。

2.5货物收货与验收

收到供应商交付的货物后，相关部门应及时进行收货和验收。

验收应根据采购订单中的规定进行，以确保所收到的货物与采购合

同的要求相符。

2.6采购记录与报告

采购部门应保留所有的采购记录，包括但不限于采购需求、供

应商选择评估、采购合同、采购订单、收货验收记录等。此外，定

期产生采购报告，以便对采购活动进行监控和评估。

3.采购管理制度

3.1采购授权与审批

为确保采购活动的规范和有效性，公司应设立采购授权和审批

制度。该制度应明确规定采购的授权流程和相应的审批层级，以保

证采购决策的合规性和公正性。

3.2供应商绩效评估

公司应定期对供应商的绩效进行评估，包括但不限于交货准时

率、产品质量、服务满意度等指标。根据评估结果，公司可以采取

相应的措施以优化供应链管理和提高采购效率。

3.3风险管理

采购部门应与公司的风险管理部门密切合作，识别和评估采购

活动中存在的潜在风险，并采取相应的风险控制措施以降低风险发

生的可能性和影响。

3.4制度培训与执行

为确保员工对采购程序和管理制度的理解和遵守，公司应定期

进行相关培训。此外，公司需要建立相应的执行机制，对违反采购

程序和管理制度的行为进行纠正和处理。

结论

通过建立和遵循采购程序及管理制度，公司将能够实现采购活

动的规范和有效性，并确保采购决策的合规性和公正性。采购部门

和相关部门应密切合作，共同努力以实现高效和可持续的采购管理。