人员离职流程与操作规范.docxVIP

人员离职流程与操作规范

离职申请与通知

1．员工提交离职申请：员工决定离职时，应提前按照公司规定的程序向直接上级和HR部门提交书面离职申请。离职申请应明确注明离职原因、离职日期、期望的离职方式（如辞职、退休等）。

2．离职申请应提前通知公司，以便公司能为员工做好工作交接和补充人员的准备。一般情况下，员工应提前至少2周至1个月提交离职申请，具体时间取决于公司政策及员工合同。

3．离职面谈安排：在员工提出离职申请后，HR部门应安排与员工的离职面谈，了解员工离职的原因。离职面谈可以帮助公司了解员工流失的根本原因，发现公司内部管理、团队合作、薪酬福利等方面可能存在的问题，并为后续的人才管理和员工满意度提升提供反馈。

4．离职审批：离职申请经主管及HR部门审批后，员工的离职申请正式生效。审批流程通常包括确认员工的离职日期、核实离职原因以及是否符合公司政策等。

工作交接与知识转移

1．交接计划制定

（1）离职员工应与直接上级和HR部门共同制定详细的工作交接计划，明确交接内容、交接时间和交接责任人。交接内容应包括正在进行中的项目、客户资料、工作流程、待处理事项等。

（2）对于关键岗位，交接计划应提前几周制定，确保充足的时间完成交接工作。

2．交接内容与关键事项

（1）工作职责：列出当前岗位的所有工作任务和责任，确保接替者能迅速理解并承担起这些任务。

（2）客户信息与项目状态：涉及客户的项目应详细说明项目进展、客户需求、合作协议、联系人等重要信息。

（3）文件与资料交接：离职员工需要归还公司所有的文件、资料、资料存储设备（如笔记本电脑、工作文件夹等）。

（4）系统账户与权限交接：离职员工的公司系统账户、电子邮件、社交媒体账户等应及时关闭或转交给接任员工，避免数据丢失或信息泄露。

3．交接过程监督与反馈：在交接期间，HR部门和直接上级应定期检查交接进度，确保交接工作按照计划进行。交接完成后，HR部门应向员工和接替员工进行确认，确保所有工作都已顺利交接。

薪资结算与福利处理

1．薪资结算

（1）离职员工的薪资结算应包括基本工资、绩效奖金、加班费、年终奖等。HR部门应在员工最后工作日之前核算清楚所有应发薪资，并按规定时间支付。

（2）薪资结算单：HR应向离职员工提供薪资结算单，列明各项薪酬及扣款项目，确保薪资结算的透明度。

2．社会保险与公积金

（1）在员工离职时，HR部门需及时处理员工的社会保险和住房公积金的转移或停缴手续。确保员工的社会保障权益得到保障，避免因离职造成社会保险或公积金的中断。

（2）对于需要继续缴纳社会保险的员工，应及时向员工提供相关转移手续的办理流程。

3．补偿与离职福利

（1）根据员工合同和公司政策，离职员工可能需要根据工作年限、离职原因等获得经济补偿（如遣散费、年假结算等）。HR需根据公司制度和法律规定，及时结算员工的离职补偿金或其他相关福利。

（2）离职员工的年假余额也应根据公司政策进行清算，支付未休年假折算的工资。

设备归还与数据安全

1．资产归还：离职员工应在离职前将所有公司资产（如电脑、手机、工作证、公司车辆、工作文件等）归还给公司。HR和IT部门应清单化检查，确保没有遗漏。

2．数据与信息安全

（1）离职员工的账号、邮箱、工作文档、公司机密信息等应及时收回，并确保所有公司信息得到妥善保护。尤其对于涉及商业机密或敏感信息的岗位，应重点监控其数据使用和系统权限。

（2）IT部门应在员工离职后及时关闭其电子邮件账户、公司网络账户等，确保没有数据泄露的风险。

离职面谈与反馈收集

1．离职面谈的目的与形式

（1）离职面谈通常由HR部门组织进行，面谈内容包括：员工离职原因、对公司管理、工作氛围、团队合作等方面的看法。面谈应保持客观、开放的态度，鼓励员工提出真实的反馈。

（2）离职面谈可以采用面对面的形式，也可以通过在线调查或匿名调查进行，确保员工能够放心表达意见。

2．反馈信息的处理与改进；离职面谈所收集的反馈信息应及时汇总，并由HR部门和相关管理层进行分析。针对员工反馈的管理问题或公司文化问题，管理层可以制定相应的改进措施，以提高员工的工作满意度和减少未来的离职率。

离职后的文件存档与管理

1．存档内容：包括离职员工的个人资料、离职申请、离职面谈记录、薪资结算单、工作交接单等。

2．档案管理：公司应确保离职员工档案的安全存储，按照公司规定的档案管理系统进行存档，方便未来查阅或遵循法律规定时的使用。