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压缩机及配件公司合同付款管理办法

一、总则

为加强公司合同付款管理，确保资金使用的安全性、合理性和规范性，依据国家相关法律法规及公司财务制度，结合本公司实际情况，特制定本办法。本办法适用于公司所有与压缩机及配件采购、销售、服务等相关合同的付款管理。

二、职责分工

（一）采购部门

负责合同的签订与执行，审核合同付款条款，发起付款申请，跟踪合同执行进度并及时反馈相关信息。

（二）财务部门

负责审核付款申请的合规性、准确性，核对发票及相关财务凭证，安排资金支付，进行账务处理，并定期提供财务报表分析。

（三）法务部门

负责审查合同的合法性、有效性，对合同付款可能涉及的法律风险进行评估与防范，处理合同纠纷中的法律事务。

（四）管理层

负责审批重大合同付款申请，监督合同付款管理流程的执行情况，协调解决付款过程中出现的重大问题。

三、付款流程

（一）付款申请

1.合同执行部门在合同约定的付款条件成就时，填写《合同付款申请表》，注明合同编号、供应商名称、付款金额、付款用途、付款依据（如验收报告、发票等）等信息。

2.申请表后需附相关合同文本、发票原件及复印件、验收报告（如有）、货物入库单（如有）等证明文件，确保付款申请资料的完整性。

（二）内部审核

1.采购部门负责人对付款申请进行初审，确认付款事项与合同约定一致，合同执行进度符合要求，签字确认后提交至财务部门。

2.财务部门收到付款申请后，审核付款金额是否准确、发票是否合规、相关财务凭证是否齐全，核对无误后提交至法务部门（如涉及重大法律风险或纠纷的付款）或直接提交至管理层审批。

（三）法务审核（如有必要）

法务部门对付款申请涉及的合同条款进行审查，评估付款行为是否存在法律风险，如发现潜在风险，及时提出法律意见并与相关部门沟通协商解决方案。审核通过后签署意见并提交管理层审批。

（四）管理层审批

管理层根据公司资金状况、合同重要性及审批权限对付款申请进行审批。对于重大合同付款，需经公司总经理或董事会审议批准。审批通过后，财务部门依据审批意见安排付款。

（五）付款执行

财务部门在收到管理层审批同意的付款申请后，按照公司财务支付流程安排资金支付。确保付款信息准确无误，及时将款项支付至合同约定的收款方账户，并留存付款凭证及相关资料以备查。

（六）记录与反馈

财务部门在完成付款后，及时进行账务处理，更新财务台账，并将付款结果反馈给采购部门及相关申请部门。采购部门负责跟进合同后续执行情况，确保合同履行完毕，并将相关信息及时反馈给财务部门及其他相关部门。

四、付款期限

1.常规合同付款期限应严格按照合同约定执行。如遇特殊情况需要提前或延迟付款，付款申请部门需详细说明原因，并经相关部门审核、管理层审批同意后方可执行。

2.对于供应商提供的现金折扣等优惠条件，采购部门应在申请付款时进行说明，并综合评估是否接受优惠条件对公司的利弊。如接受优惠条件，需确保在优惠期限内完成付款。

五、发票管理

1.合同执行部门在收到发票后，应及时审核发票的真实性、合法性、完整性，包括发票抬头、税号、金额、税率、发票内容等信息是否与合同约定一致。审核无误后，将发票原件及复印件按照公司财务规定提交至财务部门进行账务处理。

2.如发票存在问题或不符合要求，应及时与供应商联系沟通，要求其重新开具发票。在发票未妥善处理之前，财务部门有权拒绝付款申请。

六、特殊情况处理

1.如遇合同纠纷导致付款受阻，法务部门应及时介入，与合同对方协商解决纠纷。在纠纷未解决之前，财务部门暂停付款，待纠纷解决后按照相关决议或判决结果执行付款。

2.对于因公司战略调整、业务变更等原因导致的合同终止或变更付款事项，相关部门应及时提出申请，经管理层审批同意后，财务部门按照新的付款安排执行，并及时调整相关账务处理。

七、监督与审计

1.公司内部审计部门定期对合同付款管理情况进行审计监督，检查付款流程是否合规、付款依据是否充分、财务处理是否准确等。对审计发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。

2.管理层加强对合同付款管理工作的日常监督，定期听取财务部门、采购部门等相关部门的汇报，及时发现并解决付款管理过程中出现的问题，确保公司资金安全和合同付款管理工作的有序进行。

八、附则

1.本办法由公司财务部门负责解释与修订。

2.本办法自发布之日起生效实施，如有与本办法相抵触的原有规定，以本办法为准。

[公司名称]

[发布日期]