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OFFICE应用

之如何让WORD文档更专业

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TOC\z\o1-3\u\hOFFICE应用 1

之如何让WORD文档更专业 1

1word的各个版本 1

2word文档的用途 1

3word样式表 1

4常用格式 3

5常用快捷键 4

6其它小技巧 4

附表--常用快捷键 4

1word的各个版本1

2word文档的用途1

3word样式表1

4常用格式3

5常用快捷键4

6其它小技巧5

附表--常用快捷键5

1word的各个版本

具有跨时代意义的一版office：2007/2010

2word文档的用途

公文：根据上级相关要求

论文：根据期刊投稿要求

3word样式表

在Word中编写长篇文章时，很多人可能习惯直接进入空白页面，然后开始打字。然而，当文章接近完成并需要调整格式时，却发现调整的时间比写作本身还要长。如果需要在Word中统一更改某级标题的格式，可能需要手动调整每一个标题的样式。此外，修改论文末尾时，可能需要用鼠标拖动很长的距离才能聚焦到想要的位置。

这种处理长文的方式既原始又繁琐，因此重复性的工作尤为令人烦恼。实际上，我们可以让Word运行得更快，减少那些不必要的重复操作。特别是对于那些经常需要撰写论文、公文以及各种复杂长文的人来说，这尤为重要。

为了优化Word的长文处理流程，建议在进行长文写作前“打好底妆”——提前规划好段落样式。通过这种方式，可以确保文档的整体风格一致，减少后期调整的工作量。

四大好处：

批量式操作可以瞬间改掉同级内容（标题或正文）的段落样式。

灵活式跳转配合“文档结构图”，实现轻松跳转。即使结构化的文章再长，也能瞬间跳转，到达某一章节。

快捷式移动利用“大纲视图”，实现轻松调整段落次序。不需用鼠标长长按住选中大段文字才能移动，方便快捷。

永久式克隆可以转为模板，无限次使用。以同样的格式为基础撰写其它文章，能够形成统一的风格，为将来把一系列长文集结成书做好准备。

打底妆总共四步曲：

第一步：想好值得否

第二步：规划做啥样

第三步：变出快捷法

第四步：转成模板来

对于给WORD打底妆这件事，可以先想好这个模板是有什么应用价值，如果未来有长时间的使用可能，那这个模板非常值得去做。

规划做啥样接着，对Word的内容层次和段落样式进行一个整体的设想。

设置快捷键。

输入三行（其实内容可以随便，这样写是为了方便你理解哪一级内容对应使用什么样的段落样式）：第1级标题第2级标题正文，这三行内容按照第二步预想的字号、字体和颜色，先设置好。

现在要将它们分别设为段落样式了。以第一级标题为例，将“第一级标题”选中，右击，在菜单选择最下方的“样式”-“将所选内容保存为新快速样式”。在出现的对话框里，将“名称”改为“第1级标题”。再选中对话框下方的“修改”，进入“根据格式设置创建新样式”对话框。将该界面中的“后续段落样式”选为“正文缩进”。

最最有用的一招：设定快捷键！选中上述界面左下角的“格式”-“快捷键”，在“请按新快捷键”输入你要使用的快捷操作，我在这里是设为“同时按下Alt和1”，再点击左下方的“指定”，再点击右下角的关闭。

上面是设置“第1级标题”的步骤了，余下的“第2级标题”和“正文”的设置是依样画葫芦。这样以后，当我把光标停在某行内容上，按下设好的快捷时，就会变成我预设好的效果。

转成模板。

在前三步的基础，我将这个文档另存为Word模板（dotx格式）。以后，这个模板就可以反复使用了。

如果我看到文档A的段落样式特别喜欢，可以复制给文档B吗？

方法是Word“开始”-选项卡-“样式组”（右下角处）“对话框启动器”，弹出“样式”窗格。在这个空格下方第3个钮为“（样式）管理器”，点击后找到“导入/导出”按钮，按照弹出的对话框进行操作就可以了。

4常用格式

公文1

标题：黑体或宋体加粗，小二号，居中，行距30—36磅，段后空半行。

正文：宋体，四号，两端对齐，行距22—26磅（根据需要确定），首行缩进2个字符。

纸张：A4

页边距：上、下2.2—2.5厘米，右2—2.3厘米，左2.5—3厘米。

公文2

A4页面：

页边距：上下左右27mm

文字大小：标题2号宋体加粗，正文3号仿宋。每行28个字，每页22行。

首行缩进2字符。其他缩进左右都为0；间距：段前段后都为0；分散对齐。

报告：

标题。

标题采用的字体为“方正小标宋简体”，大小为“二号”，显示位置为居中显示。

开头。

标题回车后开始写“开头”，开头采用的字体为“楷体”字，大小为“三号”，位置为“左对齐”。

正文。

开头回车后开始写正文，正文所采用的字体为“仿宋”，大小为“三号”，位置通过按空格键缩进2个字符。

结尾署名。

在正文结