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档案资料管理规范制度

以下是一份《档案资料管理规范制度》的示例，你可以根据实际情况进行调整和完善。

档案资料管理规范制度

一、目的

为了加强公司档案资料的管理，提高档案资料的利用效率，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，根据国家相关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司内部所有档案资料的形成、收集、整理、归档、保管、利用和销毁等管理活动。

三、职责分工

（一）档案管理部门

1.负责制定和完善档案资料管理制度，并监督执行。

2.负责公司各类档案资料的收集、整理、归档、保管和利用工作。

3.负责组织档案资料的鉴定和销毁工作。

4.负责对各部门档案资料管理工作进行指导和检查。

（二）各部门

1.负责本部门档案资料的形成、积累和整理工作，并按照规定的时间和要求向档案管理部门移交。

2.负责协助档案管理部门做好档案资料的鉴定和销毁工作。

3.负责本部门档案资料的安全保管和利用工作。

四、档案资料的分类和编号

（一）分类原则

档案资料应按照其形成的时间、来源、内容和形式等进行分类，以便于管理和利用。

（二）分类方法

1.按照档案资料的性质和用途，分为行政管理类、业务类、财务类、人事类、技术类等。

2.按照档案资料的形成时间，分为年度、季度、月度等。

3.按照档案资料的来源，分为内部形成和外部接收等。

（三）编号规则

档案资料应按照分类进行编号，编号应具有唯一性、系统性和可扩展性。编号一般由分类号、年度号、流水号等组成。

五、档案资料的形成和收集

（一）形成要求

1.各部门在工作活动中应及时、准确地形成各种档案资料，确保档案资料的真实性和完整性。

2.档案资料应使用规范的纸张、字体和格式，书写工整、清晰，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。

3.档案资料应加盖单位公章或部门印章，并由相关人员签字确认。

（二）收集范围

1.行政管理类：包括公司的规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、报告、通知、函件等。

2.业务类：包括项目策划书、项目合同、项目进度报告、项目验收报告、业务往来函件、客户资料等。

3.财务类：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务申报资料等。

4.人事类：包括员工招聘资料、劳动合同、员工培训资料、绩效考核资料、员工离职手续等。

5.技术类：包括技术研发资料、技术标准、技术图纸、技术报告等。

（三）收集方式

1.各部门应指定专人负责档案资料的收集工作，定期对本部门形成的档案资料进行收集和整理。

2.档案管理部门应定期对各部门档案资料的收集情况进行检查和指导，确保档案资料的及时收集和完整。

六、档案资料的整理和归档

（一）整理要求

1.档案资料应按照分类和编号的要求进行整理，做到分类清楚、编号准确、排列有序。

2.档案资料应去除金属物、装订整齐，对于破损、褪色的档案资料应进行修复和复制。

3.档案资料应编写目录和页码，目录应包括档案资料的名称、编号、日期、页数等信息。

（二）归档时间

1.各部门应在每年的[具体时间]前将上一年度形成的档案资料整理完毕，并移交档案管理部门归档。

2.对于一些重要的项目档案资料，应在项目结束后及时整理归档。

（三）归档程序

1.各部门在移交档案资料时，应填写档案资料移交清单，注明档案资料的名称、编号、数量、日期等信息，并由移交人和接收人签字确认。

2.档案管理部门在接收档案资料后，应进行审核和检查，对于不符合要求的档案资料，应要求移交部门进行整改后重新移交。

3.档案管理部门应将归档的档案资料进行登记和编号，建立档案资料台账，并按照分类存放于档案库房。

七、档案资料的保管和保护

（一）保管条件

1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防尘、防盗、防高温、防强光等设施，确保档案资料的安全保管。

2.档案库房应保持清洁、整齐，档案资料应存放于档案架或档案盒中，不得随意堆放。

（二）保管期限

1.档案资料的保管期限分为永久、长期（[X]年以上）和短期（[X]年以下）三种。

2.档案管理部门应根据档案资料的性质和重要性，确定其保管期限，并在档案资料目录中标明。

（三）保护措施

1.档案管理部门应定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理。

2.档案资料不得外借，确因工作需要借阅的，应按照规定的程序办理借阅手续。

3.档案管理部门应定期对档案资料进行备份，防止档案资料的丢失和损坏。

八、档案资料的利用和查阅

（一）利用原则

档案资料的利用应遵循合法、安全、保密的原则，不得损害公司的利益和形象。

（二）查阅程序

1.公司内部人员因工作需要查阅档案资料的，应填写档案资料查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。

2.外部单位或人员因工作需要查阅档案资料的，应出具单位介绍信或个人身份证明