物业工程档案管理制度.pdfVIP

天将降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为。——《孟子》

1．公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责

监督保管，由文员专职文件存档、注记工作。

2．有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附

件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档，文件柜

要求上锁，未经主管许可，他人不得动用。

3．物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档，做到图有袋、文有夹，报

告类文件编目录索引，档案类文件有存档文件清单及编号目录。

4．物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。

5．物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或者接任者办理移交手续、

经确认后方可离任。

6．物业管理公司档案日常需时常使用部份应复印备份，原件存放在档案中不得

随意使用。

7．因工作需要借阅、复印专管部份档案资料的，需经主管书面确认，如有违反

的作泄密处理。

8．公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况，对不符要求的保管责任人

将作适当处分。

9．物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的，对物业管理公司有

重大影响及伤害物业管理公司公司利益的，公司将视情节轻重追究当事人责任，

并保留追究其法律责任的权利。

1．在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料，业主、用户单元和物业

管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、

天将降大任于斯人也，必先苦其心志，劳其筋骨，饿其体肤，空乏其身，行拂乱其所为。——《孟子》

特殊条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密

范围。

2．业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中，由专人负责注记及存档

等工作，由物业管理公司主管每周审核，其他工作人员未经许可禁止查阅。

3．物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管，主管及秘书因需告假

时，经指定的授权人士，方可代为执行以上事务

4．应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、

员工个人联系电话、地址等，必须隐藏放置，不得张贴于显眼处，不得外泄。

5．公司制定的各类物业管理公司规章制度及工作指引，由物业管理处统一保管，

高级管理员以上级别人员可借阅(须办理借阅手续)，每次限时一周。实行借阅

目的为指引员工培训，严禁任何形式的抄袭及复印。

6．发布的各类通知通告，应限定时效，过时收回。

7．员工应具有维护他人阴私权利的法律意识，主动为公司及业主保守秘密，对

于任何人士不正常的打探行为，应坚决拒绝并向公司报告。

8．员工因执行保密规定不当，导致公司、业主、业户或者管理员工利益受不良

侵害的，公司将按员工守则有关规定从重处罚，并由当事人个人承担导致的全

部法律责任。

三．物业管理公司档案资料：

1、物业管理公司验收档案：

1)土建、设备安装竣工资料(图纸、设备资料)；

2)设施设备之质检、消防、劳动局、公安及音像管理等部门验收合格文件；

3)机电设备保养合约；

4)公共区域设施设备验收记录(管理公司)；

5)公共区域设施设备移交记录(发展商、承包商与管理公司)；

6)单元验收及移交记录(承包商、业主与管理公司)；

2、物业管理公司二次装修档案：

1)用户单元二次装修图则及审批手续；

天将降大任于斯人也，必先苦其心志，