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制度模板1：员工档案管理制度

1、保守档案机密。现代公司竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是公司机密的一部分。对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。

2、维护人事档案材料完整，防止材料损坏，是档案保管的主要任务。

3、便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相连的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。

4、人事档案保管制度的基本内容

（1）建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度、检查核对制度、转递制度、保卫保密制度、统计制度。

（2）材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先，对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。

（3）检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好、有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要随时进行检查核对：

a.突发事件之后，如被盗、遗失或水灾、火灾之后；

b.对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失；

c.发现某些损害之后，如发现材料变霉、虫蛀等。

（4）转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：取出应转走的档案；在档案底账上注销；填写《转递人事档案材料的通知单》；按发文要求包装、密封。

在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带；另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。

（5）保卫保密制度。具体要求如下：对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。库房备有必要的防火、防潮器材。库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。无关人员不得进入库房，严禁吸烟。离开时关灯关窗，锁门。

（6）统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项：人事档案的数量。人事档案材料收集、补充情况。档案整理情况。档案保管情况。档案利用情况。档案库房设备情况。人事档案工作人员情况。

制度模板2：新员工指导人制度

1、为使新员工了解公司，认同公司，尽快进入工作角色，同时也为加强对新进员工的考核，保证招聘质量，特制定新员工指导人制度。

2、新员工指导人制度的制订部门是人力资源部,执行部门是用人部门。具体操作人是新人的指导员。

3、新员工报到后，由部门负责人为其安排指导人，指导人原则上为员工的部门组长以上人员，也可以为司龄2年以上的其他员工。

4、指导人职责：

1）对新员工进行工作安排与具体工作指导；

2）对新员工的生活等方面提供可能的帮助，使之尽快消减陌生感，让他们在试用期中发挥最大的潜能；

3）对新员工的思想状态进行跟踪，并对之进行公司入司培训及公司企业文化方面的宣导；

4）对新员工进行每月考核，包括思想品质、工作进度、工作能力等方面；

5）对新员工的情况向部门经理及人力资源部门进行定期及不定期的反馈；

6）对新员工是否达到转正条件提出决定性意见。

5、由部门负责人对新员工指导人指导效果进行考核。

制度模板3：人事档案利用制度

第一条目的

1.1建立人事档案利用制度是为高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的制度和手续。

1.2建立人事档案利用制度是为给档案管理活动提供规章依据。

第二条人事档案利用的方式

2.1借出使用

借出档案须满足一定的条件，如：本部门领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应及时催还。

2.2出具证明材料

出具的证明材料是人力资源部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料。要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

2.3人事档案利用的手续

在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续。

2.3.1查阅手续

①由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人数的概况等情况。

②查阅单位（部门）盖章。负责人签字。

③由人力资源部审核批准。人力资源部经理对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

2.3.2外借手续

①借档单位（部门）写出借档报告，内容与查档报告相似。

②借档单位（部门）盖章，负责人签字。

③人力资源部经理对其进行审核、批准。

④进行借档登记。把借档的时间、材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。

⑤归还时，及时在外借登记上注销。

2.4出具证明材料的手续

单位、部门或个人需要由人力资源部出具证明材料时，需履行以下手续。