文件控制管理程序.doc

版本

编制日期

编制记要

备注

A/0

/10

新版编制

批准

审核

编制

形成具有可行性和合适性的质量体系文献

形成具有可行性和合适性的质量体系文献

易于识别和检索的文献管理系统

体系文献管理需求

外来文献管理需求

使用文献审批率100%

文献更改时受控文献100%更改到位

文献控制管理程序

技术文献管理程序

记录控制管理程序

计算机系统

打印机复印机

企业网络办公软件

文献管理控制过程

文献编制人员

文献保管员

文献管理控制过程乌龟图

1.目的：

通过职责划分、明确工作程序及规定，保证企业管理体系有关的文献编写、修改、发行、废除和管制等得到有效控制。

2.范围：

本程序合用于与管理体系有关的所有文献的控制。

3.职责：

3.1文献编制（修订）、审核、同意权限

文献类型

编制（修订）

审核

批准

系统文献

授权人员

管理代表

总经理

程序文献

授权人员

管理代表

总经理

作业原则/措施

授权人员

单位行政一把手

管理代表

表单记录

授权人员

单位行政一把手

管理代表

QC工程图

授权人员

单位行政一把手

管理代表

3.2质量部是管理体系文献控制的归口管理部门，负责同意后的文献分发、收回、销毁及管制，负责检查监督各单位管理体系文献的管理实行状况。其他管理性文献由各有关职能部门归口管理。

3.3企业总经理负责制定颁布企业质量方针和质量目的，同意【质量手册】和第二层次程序文献的公布。

3.4管理代表负责企业内使用的各线第三层次文献的同意公布。

3.5管理代表负责组织有关人员对既有文献进行评审。

3.6管理代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文献。

3.7各单位单位行政一把手负责本部门内的文献、作业原则的审核。

3.8技术部负责技术性文献的归口管理，负责检查监督各单位技术性文献的管理实行状况，适时安排文献修改的评审。

3.9各单位负责建立本单位使用的与管理性有关的体系文献清单，并进行管制。

4.有关术语和定义：

4.1技术性文献：特指顾客工程原则/规范及其更改、产品图样及设计文献、工艺文献、检查作业指导书、技术原则、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。

4.2管理体系文献：除技术性文献以外的与管理有关的体系文献，如多种工作程序、工作规范等。

4.3系统文献：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文献形式作系统的规定。

4.4程序文献：将管理体系中各管理程序以书面文献论述的文献。

4.5指导文献：管理体系中各作业原则、措施、图面、阐明其作业措施的文献。

4.6表单记录：将程序文献或工作作业原则所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其他可明确体现内容的文献展现执行的成果。凡具有下列条件者称为正式表单：

a．有效期及保留期超过三个月以上。

b．正式附属于质量手册、程序文献、作业原则内并赋予编号列管。

4.7外来文献:国际原则、国标、行业原则、客户提供之文献数据等非我司内部所发行的文献数据均属之。

5.文献控制工作流程及工作流程阐明：

5.1工作流程(见图表一)

图表一：

文献管理作业流程

文献管理作业流程

作业流程

权责单位/领导

表单

文献需求

文献需求

文献起草/修改

文献起草/修改

NO评审

NO

评审

YESNO

YES

NO

批准

批准

外来文献接受YES

外来文献接受

YES

文献归档管理文献发行

文献归档管理

文献发行

文献宣贯执行

文献宣贯执行

搜集各使用单位意见

搜集各使用单位意见

NOYES意见评审

NO

YES

意见评审

NO

NO

A

A

A

A

文献废止审批

文献废止审批

废止文献处理

废止文献处理

各单位

编写小组/有关部门

管理代表/授权人员/单位行政一把手

总经理/管理代表

职能部门

质量部/编制单位/使用单位

职能单位

文献编制单位/使用单位

编制单位

管理代表

流程转接下一页

流程转接上一页

总经理/管理代表

有关单位/质量部

【文献修废申请单】

【企业有效文献目录清单】

【管理体系文献审批收发登记表】

【文献修废申请单】

【管理体系文献审批收发登记表】

衡量指标：1、公布使用的文献100%经审批

2、文献更改时受控文献100%更改到位

5.2文献控制工作流程原则

序号

流程块

工作内容或原则

一

文献需求

各单位根据质量管理和体系原则规定，确定所需的文献清单。

二

文献编写/修订

文献编写

1、质量手册——由管理代表组织编写。

2、程序文献——根据质量管理体系规定筹划，由管理者代表组织编制【程序文献】；

3、三阶文献——由各单位一把手组织编制各作业原则／作业措施文献、表单、QC工程图。

4、文献编写格式，按附件1～附件6格式规定规定编写。

文献修订

1.文献运行中，发现文献需