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高校招生宣传媒体接待流程

一、制定目的及范围

为提升高校招生宣传的效果，确保媒体接待工作规范化、系统化，特制定本流程。该流程适用于高校在招生宣传期间接待各类媒体的工作，涵盖媒体邀请、接待安排、信息沟通、反馈收集等环节。

二、接待原则

1.媒体接待应遵循“热情、周到、专业”的原则，确保媒体对高校的整体印象良好。

2.接待工作需提前规划，确保各项准备工作充分，避免临时应对。

3.各部门应密切配合，确保信息传递准确无误，避免因信息不畅导致的误解。

三、接待流程

1.媒体邀请

1.1确定媒体名单：根据招生宣传的目标，确定需要邀请的媒体类型及名单，包括传统媒体、新媒体及行业相关媒体。

1.2发送邀请函：通过电子邮件或电话形式向媒体发送邀请函，明确接待时间、地点及相关安排。

1.3确认回执：在邀请函发出后，及时跟进媒体的回执，确认媒体的参与情况。

2.接待准备

2.1制定接待计划：根据确认的媒体名单，制定详细的接待计划，包括接待人员、时间安排、活动内容等。

2.2场地布置：提前对接待场地进行布置，确保环境整洁、舒适，提供必要的接待设施，如饮水、座椅、宣传资料等。

2.3准备宣传资料：整理并准备好招生宣传手册、学校介绍视频、相关数据资料等，确保媒体能够全面了解学校情况。

3.媒体接待

3.1迎接媒体：在媒体到达时，接待人员应主动迎接，介绍接待团队成员，并引导媒体进入接待场地。

3.2介绍学校情况：安排相关负责人进行学校情况介绍，包括学校历史、专业设置、招生政策等，确保信息传递准确。

3.3互动交流：在介绍后，留出时间供媒体提问，接待人员应耐心解答，确保媒体对学校的疑问得到及时回应。

4.信息沟通

4.1提供采访机会：根据媒体需求，安排相关教师、学生进行采访，确保媒体能够获取第一手资料。

4.2记录采访内容：接待人员应对媒体采访内容进行记录，确保后续能够跟进媒体的报道需求。

4.3提供后续支持：在接待结束后，及时与媒体保持联系，提供后续所需的资料和信息支持。

5.反馈收集

5.1收集媒体反馈：在接待结束后，主动向媒体收集反馈意见，了解媒体对接待工作的评价及建议。

5.2总结接待经验：根据媒体反馈，整理接待工作的优缺点，形成总结报告，为后续接待工作提供参考。

5.3改进接待流程：根据总结报告，针对接待流程中存在的问题进行改进，确保后续接待工作更加顺畅高效。

四、备案

所有接待活动结束后，接待人员应将媒体名单、邀请函、反馈意见及总结报告进行归档，以备后续查阅和改进。

五、接待纪律

1.接待人员职责：接待人员应保持专业形象，确保接待工作有序进行，维护学校的良好形象。

通过以上流程的制定与实施，高校能够有效提升媒体接待工作的规范性与专业性，增强媒体对学校的认知与认可，为招生宣传工作打下良好的基础。