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服装行业面料采购流程及管理

一、制定目的及范围

在服装行业中，面料的采购是影响产品质量、成本和交货期的重要环节。为确保面料采购的高效性和规范性，特制定本流程。该流程适用于所有面料采购活动，包括常规采购、紧急采购及年度采购。

二、采购原则

面料采购应遵循以下原则：

1.质量优先，确保所采购面料符合设计要求和质量标准。

2.价格合理，综合考虑市场行情，选择性价比高的供应商。

3.供应商选择应透明，确保公平竞争，避免利益冲突。

4.采购过程应记录完整，确保可追溯性。

三、采购流程

1.需求确认

在采购前，设计部门需根据产品开发计划，明确所需面料的种类、规格、数量及交货时间。需求确认后，形成《面料采购需求单》，并由相关负责人签字确认。

2.供应商筛选

根据需求，采购部门需对现有供应商进行评估，选择合适的供应商。评估标准包括：

供应商的资质和信誉

以往合作的质量和交货记录

价格及服务水平

采购部门应建立供应商档案，记录评估结果。

3.询价与比价

采购部门向至少三家合格供应商发出询价函，要求其提供报价及样品。收到报价后，进行比价分析，综合考虑价格、质量、交货期等因素，选择最优供应商。

4.样品确认

在确定供应商后，采购部门需向其索取样品。样品需经过设计部门的审核，确保其符合设计要求。样品确认后，采购部门与供应商签订《面料采购合同》，明确价格、交货期、质量标准等条款。

5.采购实施

合同签订后，采购部门根据合同要求下达采购订单。供应商需在约定时间内按合同要求交货。采购部门应定期跟踪订单进度，确保按时交货。

6.验收与入库

面料到货后，仓库管理人员需对照采购订单进行验收，检查面料的数量、质量及规格是否符合要求。验收合格后，进行入库处理，并更新库存系统。

7.付款与报销

验收合格后，采购部门需向财务部门提交付款申请，附上采购合同、验收单及发票。财务部门审核无误后，进行付款处理。采购人员需在规定时间内完成报销手续。

8.绩效评估

采购完成后，采购部门应对供应商的表现进行评估，包括交货及时性、质量合格率、服务态度等。评估结果将作为后续采购决策的重要依据。

四、特殊采购流程

在某些情况下，可能需要采取特殊采购流程：

1.紧急采购

当面料需求紧急时，采购部门可直接联系已有合作关系的供应商进行采购，无需进行询价。紧急采购需由相关负责人审批，并记录采购过程。

2.年度采购

对于定期需求的面料，采购部门需提前制定年度采购计划，并向管理层报备。年度采购计划应包括预计需求、预算及供应商选择。

五、备案与文档管理

所有采购活动结束后，采购部门需将相关文档进行归档，包括《面料采购需求单》、《面料采购合同》、《验收单》及发票等。文档管理应确保信息的完整性和可追溯性，以备后续审计和查询。

六、采购纪律与责任

1.采购人员职责

采购人员需遵循公司采购制度，确保采购过程的公正性和透明性。不得接受供应商的任何形式的贿赂或回扣，违者将受到严肃处理。

2.供应商管理

采购部门应定期对供应商进行评估，确保其持续符合合作标准。对表现不佳的供应商，应及时进行调整，确保采购质量。

七、流程优化与改进

在实施过程中，采购部门应定期对采购流程进行评估，收集各方反馈，识别流程中的瓶颈和问题。根据实际情况，及时调整和优化采购流程，以提高效率和降低成本。