采购部门内部工作流程.docx

供应商文件记录采购部门

供应商文件记录

采购部门销售部门

提供需求

N

审批

寻找供应商Y

寻找供应商

供应商资料收集

调查、反馈信息个Y

检测

N

审批

审批

录入合格供应商目录

提供各项资料

采集样品

淘汰

供应商资质，产品第三方检测报告

《供应商》

《供应商基本情况调查表》

合格供应商目录

询价

签订合同

N

N

问题处理Y发运

问题处理Y

Y

入库及终端客户使用

退货应急处理整改措施

退货应急处理

整改措施

N

供应商考核评分表年终考核

供应商考核评分表

Y

长期合作

采购需求

采销部

审批采购计划

审批

销

销售部

总监

寻价、比价、议价

采购洽谈

报总监审批

报总监审批

财务部确认付款条件及帐期

建立供应商资料

下单

交货验收验收合格验收不合格

交货验收

验收合格

计划对账

入仓退货

入仓

财务结算

采购部工作流程制度

一、目的：

为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。

二、内容：

1、总则

为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。

2、采购基本流程

采购需求--采购计划--寻找供货商--询价、比价、议价--采购洽谈--合同的签订(确定付款条件、配送方式、售后服务)--交货验收(仓管)--质检(不合格退货)--入库--计划对账一财务结算

采购需求

采购需求

采购计划

寻找供应商

销售部XXX

寻价、比价、议价

采购洽谈

合同的签订

验收不合格

财务结算

下单

交货验收

计划对账

采销部XXX

采购部XXX

验收合格

入仓

建立供应商资料

退货

审批

总监

一、申请商品采购流程图

采购部审批(有合同)

采购部审批(有合同)

项目部

采购部审批(无合同)总监审批

采购订购

提出需求

二、申请付款流程图

根据供应商帐期限

对账

对账采购部长审批财务审批

三、商品到货验收流程

仓管打入库单

仓管打入库单仓库凭入库单确认型号、数量、包装等审核入库单

合格进仓，不合格退回供应商

1)采购计划：采购员应根据请购单和公司销售计划制订采购计划。

2)供应商的选择和考核：供应商选择与考核，一般从经营情况、供应能力、品质能力等方面评定，并定期从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分。

3)询价、比价、议价。

4)合同的签订：买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。

5)交货验收：采购员必须确定货物品种、数量、质量、交货期的正确无误。以采购员的确定和合同为验收数据。

6)质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。

7)财务结算：货物入库后，财务结算。

3、采购管理制度：

1)建立供应商资料管理(表)册，售后服务管理表。

2)建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。

3)每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。

4)签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请购部门或请购人。

5)所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

6)验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。

7)采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册。交相关部门备宰，

采购部各岗位职责

1.1采购总监

岗位名称

采购总监

部门名称/编号

采购部

直接上级

分管副总

职责概述

根据企业运营需要制定企业的采购战略规划、工作方针和工作目标等，监督指导采购工作，确保物资按时、保质、保量供应

工作职责

不相容职责

1

制定采购战略规划、采购部工作方针和工作目标

◆落实采购战略规划和方针

◆落实各项采购管理制度

◆制定年度采购预算和计划

◆参与采购执行和付款过

程

制定采购价格

2

依据企业管理要求和采购战略，建立健全企业采购管理制度，监督采购管理制度的落实情况

3

设计采购部的组织结构，明确下属人员的工作职责，筛选并任用采购部主管及以上工作人员

4

审批年度采购预算和采购计划

5

审批特殊请购、大额采购和重要采购合后

6

对采购物资的种类和价格进行审核

7

根据采购业务模式和各岗位职责分工情况，制定科学合理的采购流程

8

主持采购招标和采购合同评审工作，签订采购合同，并监督