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第三讲：采购订单与采购合同管理

采购定单和采购合同的管理使采购管理的重要内容，一般企业在确定了需求量和供应商之后就会向供应商发出采购订单，以作为日后双方签订合同的一个依据。采购订单与合同管理的优劣将会直接影响到采购的作业流程是否顺利。

第一节：采购订单管理

采购订单的管理是指企业根据市场的需求预测、企业的生产能力、企业的用料计划以及相关因素所制定的切实可行的采购订单计划，并下达给订单部门执行，从而从资源市场上购买到合格的原材料和配件。由此我们看到采购订单管理包含制定、管理和追踪三个连续阶段。

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一、采购订单的制定：

(一)准备定单计划：

1、接受由市场部门提交的要货计划；

2、接受由生产部门提交的生产需求计划；

3、准备供应商群体供应信息。

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(1)订单物料的供应商信息；

(2)订单比例信息；

(3)最小包装信息；

4、拟定采购订单说明书：准备好定单计划所需要的资料。

(二)评估订单需求：只有准确的评估订单需求，才能为计算订单提供参考依据，从而制定好的订单计划。

1、分析市场需求；

2、分析生产需求；

3、确定订单需求。

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(三)计算订单容量：只有准确的计算好订单容量，才能对比需求和容量，经综合平衡，从而制定出正确的订单计划。

1、分析项目物料供应资料；

2、计算总体订单容量；

3、计算承接订单量；

4、确定剩余订单容量。

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(四)制定定单计划：它使采购计划的最后一个环

节，也是最重要的环节。

1、对比订单需求和订单容量；

2、综合平衡；

3、确定余量认证计划；

4、制定定单计划。

下单数量=需求量-计划到货量-现有库存+安全库存量

下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周

期-缓冲周期

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二、采购订单的管理：

(一)采购订单的明细管理：指通过对采购订单各项目的管理，使企业相关部门掌握订货情况，当确定采购对象后，企业通常会寄发订购单给供应商，以作为双方将来交货、验收、付款的依据。

订购单内容主要侧重于交易条件、交货日期、运输方式、单价以及付款等，因用途不同，通常以颜色分为以下几联：

第一联：厂商联；第二联：回执联；第三联：物料联；第四联：请款联；第五联：承办联

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格品的退还等规定；

品消约的规定；

罚不同

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方

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三、采购订单的跟踪：在采购订单操作过程中，经常会出现合同、需求、库存三者之间的矛盾和冲突，因此在制定和管理定单的基础之上还要加强定单的跟踪。

(一)合同执行前定单的跟踪；

(二)合同执行过程中定单的跟踪。

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1、严密跟踪供应详细过程，保证订单正常进行；

2、紧急响应生产需求形式；

3、深重处理库存控制。

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4、控制好物料验收单环节：国内供应商一

般是送达企业的材料库房，境外供应商交货一般是送达