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公司公文管理办法

第一章总则

第一条为使公司的公文管理工作规范化、制度化、科学化，

制定本办法。

第二条公文是企业在日常生产、经营和管理过程中形成

的具有法定效力和规范体式的文书，是开展企业管理和进行公务

活动的重要工具。

第三条公文管理是指发文、收文、督办、归档、查阅等

一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，

做到规范、及时、准确、安全。

第五条公司本部、所属单位以及在建项目部办公室（综

合部）是公文管理的主管机构。

第二章发文

第六条发文应做到公文种类正确，标题完整，格式规范，

内容简明，措辞妥当，发送单位清楚，附表齐备。

第七条日常公文种类

1、公司文件。指发文单位标识为“XXXXXXXXX公司文件”

的文件，可编发的发文字号有：“粤建总发”（公司行政发文）“粤

建总发党”（公司党委发文）“粤建总发纪”（公司纪委发文）

“粤建总发工”（公司工会发文）“粤建总发××（公司部室发

文，“××”为部室规范化简称”）。

1

2、公司函件。指发文单位标识为“XXXXXXXXX公司”的公

函，适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求

批准和答复审批事项。

3、会议纪要。包括领导班子会议纪要、党委会议纪要、行政

办公会议纪要、项目经理例会纪要以及相关专题会议纪要。

4、综合简讯。主要是及时宣传报道公司具有新闻价值的活动

或事件。

第八条发文主要流程

1、拟稿。主办人员拟写文稿，经所在部门领导审核后，以电

邮方式报综合办公室核稿。如内容涉及多个部门，主办部门须提

交相关协办部门会稿。

2、核稿。综合办公室依据《国家行政机关公文处理办法》

基本要求，对文稿的体式、语句、文字等进行审核。如文稿基本

符合规定要求，由综合办公室填写《发文稿纸》，交主办部门履

行签发程序；如文稿不符合规定要求，退回主办部门重拟，直至

符合要求。

3、签发。公司行政发文由总经理签发，党委发文由党委书记

签发，纪委发文由纪委书记签发，工会发文由工会主席签发。部

门发文或公函由该相应分管领导签发。如需会签，先由相关领导

或职能部门会签后再呈批签发。

成文日期确定的原则：领导签发的，以签发日期为准；会议

通过的决定、决议等，以会议通过日期为准。

4、编号。主办部门将领导签发的《发文稿纸》连同正文底

稿（纸质及电子版）提交综合办公室，由综合办公室编写与登记

文号。

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5、校对。由综合办公室核查所签发的文稿，按领导修改的

底稿及规范的格式打印样稿；并由拟稿人和办公室先后对样稿进

行校对。校对过程中如需改动，须报签发人批准。

6、打印。公文原则上只双面打印2～3份纸质文件，用作主

办部门和公司档案室存档。

7、盖章。由综合办公室根据公司领导签发意见，选用适当

的公章用印。

8、分发。公司内部公文原则上由综合办公室根据公文主送

单位，通过公司规定邮箱发出；非下行公文仅采用纸质文件方式

发文。特殊情况下，个别已签发公文须请示领导后再发。重要或

紧急公文，由综合办公室通过短信或电话方式提醒相关人员及时

阅处。

9、归档。由综合办公室按照正文、发文稿纸、底稿从上到

下依次归集，年终按文书档案的要求整理归档。

第九条发文格式规范

1、公文用纸原则上为A4，有关规格较大的附表可用A3。

2、标题用小2号或2号标宋体字，正文用3号仿宋字。正

文部分单倍行距，单面排22行，每行排26个字。

3、发文字号的年份用六角括号“〔〕”括入，序号不编虚位，

如粤