《部分秘书与办会》课件.pptVIP

**************第一部分秘书工作概述秘书工作是现代社会不可或缺的一部分。秘书作为企业的助手，负责协助领导完成各项工作，提高工作效率，是企业发展不可缺少的组成部分。秘书的定义和职责协助领导秘书协助领导完成各项工作，例如安排会议、处理文件、协调工作等。沟通联络秘书负责与内部和外部人员进行沟通协调，确保信息传递顺畅，促进工作顺利进行。安排日程秘书负责管理领导日程，安排各种会议、会见、出差等，保证领导时间安排合理有效。管理信息秘书负责收集、整理、归档各类文件资料，为领导决策提供信息支持。秘书的工作范围会议安排协调会议时间、地点、参会人员、议程等。文件管理负责文件收发、整理、归档、保管等工作。沟通协调与内部部门、外部机构进行沟通联络，协调工作。行程安排负责领导的出行安排，包括机票、酒店、交通等。秘书的基本素质要求沟通能力清晰表达，善于倾听。有效传达信息，建立良好沟通关系。组织能力合理安排工作，协调各方。提高工作效率，确保会议顺利进行。保密意识严格遵守保密制度，保护信息安全。维护单位利益，树立良好形象。学习能力不断学习，提升自身素质。适应时代发展，掌握新技能。第二部分会议的分类和流程会议是组织沟通的重要形式，不同的会议类型和流程，需要不同的组织方式。会议的基本类型11.按内容分类如行政会议、业务会议、例会、专题会议等。22.按规模分类如大型会议、中型会议、小型会议等。33.按形式分类如现场会议、视频会议、电话会议等。44.按目的分类如决策会议、协调会议、汇报会议、研讨会议等。会议组织的一般流程1会议筹备确定会议主题、目标和时间2会议通知邀请参会人员，发送会议通知3会议组织安排会议场地，准备会议资料4会议进行主持会议，记录会议纪要5会议总结整理会议资料，发布会议纪要会议组织流程是一系列步骤，从筹备到总结，确保会议顺利进行。参会人员的职责划分主持人引导会议进程，确保会议顺利进行，并控制时间。发言人参与讨论，提出意见和建议，并根据议题进行发言。记录员记录会议内容，包括发言要点、决策结果等。第三部分会议前的准备工作会议前的准备工作至关重要，影响着会议的效率和效果。做好充分的准备，可以确保会议顺利进行，避免出现意外情况，提高会议的整体质量。制定会议议程会议目的确定会议目标，明确会议主题和议题。例如，讨论新项目计划、解决部门问题、评估年度目标等。议题内容将议题细化成具体的讨论内容，每个议题都应该有清晰的描述，并明确预期成果。时间安排为每个议题分配合理的时间，避免时间浪费，确保所有议题都能得到充分讨论。人员安排确定参会人员名单，确保相关人员都能参与讨论，并根据议题需要邀请专家或顾问。安排会议时间和地点会议时间安排根据会议主题、参会人员时间安排和会议内容，合理选择最佳会议时间，避免冲突或影响参会效率。选择合适地点根据会议规模、内容和参会人员，选择合适大小的会议室，并确保场地设施完备，方便参会者参与。环境舒适度选择光线充足、通风良好的会议室，为参会者提供舒适的会议环境，有利于集中注意力，提高参会效率。准备会议文件资料会议议程明确会议主题、内容和时间安排，使参会者提前了解议程，提高会议效率。会议背景资料收集和整理与会议主题相关的背景资料，包括相关政策、数据、案例等，为参会者提供参考。参会人员名单确认参会人员名单，并根据会议类型和内容，确定是否需要邀请相关专家或领导。会议通知制作并发送会议通知，告知参会人员会议时间、地点、主题、议程等信息。邀请参会人员1确定参会人员名单根据会议主题和议程，确定邀请参会人员名单，确保邀请到相关领域的专家、学者、领导和代表。2发送邀请函通过邮件、电话或传真等方式发送会议邀请函，邀请函应包括会议主题、时间、地点、议程、参会方式等信息。3确认参会情况及时跟踪参会人员的回复，并确认参会人员的具体信息，如姓名、职务、单位等。4准备参会资料根据参会人员的专业背景和需求，准备相关的会议资料，如会议手册、发言稿等，并做好会议室的布置工作。会议中的重点工作会议是高效协作和决策的关键环节，需要精心组织和执行，才能取得预期效果。会议中的重点工作包括引导讨论、记录会议纪要、处理现场提问等，都需要秘书的专业技能和经验。会议主持技巧掌控节奏控制会议时间，避免拖延。灵活调整议程，确保会议高效进行。引导讨论鼓励积极参与，引导讨论方向，避免偏题。保持中立态度，公正处理各方观点。记录会议纪要记录会议内容会议纪要要清晰记录会议主题、主要内容、决定事项和下一步行动计划。整