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程序文献

文献名称：文献管理程序

文献编号：

文献版本：

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发行章

版本

变更日期

变更编号

变更内容

目的：

保证我司的管理文献和外来文献遵照国际原则与规定，在建立、实行、修改、作废等各个环节得以控制，保证企业各个经营活动场所均使用对应的有效文献。

2.范围：

合用于下列文献的管理

2.1企业的质量手册。

2.2各类程序文献和三阶文献。

2.3各类作业指导书。

2.4质量体系运行的有关表单。

2.5来自企业外部的重要文献、资料。

2.6电子文档。

3.定义：

3.1受控文献：具有制定修订与分发记录，修订后须重新分发，失效或废止时须由行政办公室根据规定回收及销毁，并应随时保持最新版本的文献，盖有红色文献识别受控章。

3.2非受控文献：盖有非受控章或无任何识别章的文献；分发时取最新版本，但修订后不再另行分发，废止后不必收回的文献。

3.3质量手册：是企业建立符合质量管理体系规定，贯彻质量方针与质量目的的最基本文献。

3.4程序文献：质量手册中管理重点所延伸引用的下阶文献，是质量管理体系各重要作业程序的活动文献，这一类的作业一般都为跨部门性质的作业。

3.5作业指导书：程序文献中作业内容所延伸引用的下一阶文献，是质量管理体系中各重要作业程序的运作文献。

3.6表单：是各类实际状况的载体，展现各作业流程的运行证据。

3.7外来文献：来自于客户、供应商、政府机构及其他组织机构的文献，如图纸，资料，国际/国标，法令，法规等。

3.8企业的电子文献包括E-mail、U盘文献、电脑存档资料、ERP资料。

4.权责：

权限

文献类别

制定/修订

审核

同意

归档/分发/回收/作废

质量手册

行政办

部门经理

总经理

行政办公室

程序文献

各部门

部门经理

总经理

行政办公室

作业指导书

各部门

各科室主管

各部门经理

行政办公室

表单

各部门

各科室主管

各部门经理

行政办公室

5.流程图：（附件一）

6.作业内容与补充阐明：

6.1内容要项:

6.1.1质量手册/程序文献有关内容要项根据”ISO9001”规定编写。

6.1.2文献封面格式以此份文献为范本。

6.1.3文献都采用”word”软件编排，编排都采用简体字。

6.1.4表头“企业标识”采用小二号ArialBlack加粗字体，“浙江新诺电工科技有限企业”采用小二号加粗黑体字，外框用1.5磅实线，内用0.5磅细实线，程序文献和程序文献名称采用四号加粗黑体字，其他采用五号宋体字体。

6.1.5正文采用五号宋体字体，外框采用1.5磅实线，内采用0.5磅虚线。

6.1.6行间距以word软件中1.5字行为原则，页边距定为：上1cm；下1cm；左2.0cm；右1cm，页面定为A4纸面大小。

6.1.7系统文献架构:

按质量管理体系条款排列次序编订各章节及项目，并明确体现章节内项目所对应的程序文献，作业指导书。

6.1.8程序文献架构：

6.1.8.1目的。

6.1.8.2范围。

6.1.8.3定义。

6.1.8.4权责。

6.1.8.5流程。

6.1.8.6作业内容与补充阐明。

6.1.8.7有关文献。

6.1.8.8应用表单。

6.1.9作业指导书架构：作业指导书的编写由对应制修订部门视实际需要自行制定，以有效表达内容为目的，易于阅读、理解、使用。

6.2文献的新增、修改、作废申请：

6.2.1当各部门需要增长新的文献时，向行政办公室申请编号和统一格式，文献编号原则附件二。

6.2.2文献编制完毕后，编制人员填写【文献申请表】，经有关部门会签以及权责主管同意后，连同电子档交行政办公室提出文献发行申请。

6.2.3行政办公室收到申请后，由文控人员先行查对格式，申请内容，会签等有关资料与否符合规定，编号与否一一对应，否则退还申请部门重新修订后再申请。

6.2.4各类文献的编制、审核、同意权限按“4.权责”执行。

6.2.5各部门文献编制时应条理清晰、语句简朴通顺、描述清晰并用电脑打印，同意后正本交行政办公室归档。

6.2.6文献修改/作废：文献修改由文献制定部门负责起草修订，填写【文献申请表】，将修改前/后内容描述清晰，经有关部门会签以及权责主管同意后，交行政办公室执行文献的修改（包括电子档）和发行。

6.2.7技术文献管理，详细参见《技术文献管理规范