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高等学校档案整理数字化服务项目主管岗位标准

1范围

高等学校档案整理数字化服务标准中规定了项目主管岗位标准的术语和定义、项目主管职责、主要工作要求、其他工作、巡岗要求和巡检问题处理。

本标准适用于高等学校档案整理数字化服务项目主管岗位责任。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文

件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

DA/T19-1999档案主题标引规则

3术语和定义

下列术语和定义适用于本文件。

3.1

档案

国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。[DA/T19-1999，定义3.1]

3.2

档案数字化digitizationofarchives

利用计算机技术将传统载体档案（纸质、缩微胶片、照片、模拟音视频等）信息转换为数字信息并提供利用的处理过程。

[DB11/T765.1-2010，定义3.1]

4项目主管职责

4.1全面负责档案数字化项目的具体工作，制定项目的工作方案，包括人员组织、项目周期。

4.2负责推荐项目主管助理。

4.3负责领取档案或者指定专人领取档案，核对卷内文件；负责分发档案，并做好分发记录，根据合同规定及档案项目任务书，与客户确认约定事项。

4.4负责整个项目中与客户的沟通协调。

5主要工作要求

2

5.1每天统计本区域的人员配置情况及当日实际生产量，整理填写各项明细表和总计表，并以短信形式向公司指定人员汇报填写各项工作进展表。

5.2每周定期将各项档案数据明细表按照填写要求向指定人员提交备份。

5.3准时参加部门周例会，提交周小结表并作项目进展情况汇报。

5.4每月提交该区项目组人员的考勤卡及费用报销单证。

5.5对已经扫描质检完且重新装订好的档案检查后归还入库房，并做好归还登记。5.6刻录光盘，整理验收资料并及时提交备份。

6其他工作

6.1兼任保密管理员，负责档案的安全保密。

6.2负责新员工的培训及工作内容安排。

6.3负责区域的固定资产的管理和配置。

6.4负责做好工作现场的管理，确保工作现场整洁、安静、有序。

6.5所负责项目中的扫描组数少于6组或扫描人均产量不足3000页/天，该项目主管不脱产，应上报每日的工作量。

7巡岗要求

7.1巡检内容

7.1.1档案数字化项目人员考勤情况：迟到、早退、请假、公出。

7.1.2如在巡查期间有员工请假，应向巡检人员主管出示该员工请假单。

7.1.3现场按5S（整理、整顿、清扫、清洁、素养）执行情况。

7.1.4项目组人员工作状态。

7.1.5项目组设备使用情况。

7.2项目岗位工作成效检查

项目岗位工作成效检查包括如下的质量检查：

a)裱贴；

b)分卷；

c)敲号；

d)扫描；

e)优化；

f)装订。

8巡检问题处理

8.1各巡检人员查找项目工作及流程过程中存在的问题，应填写《巡检明细登记表》见附录A，并对责任部门提出处理方法，责任部门应对提出的问题实施整改。

8.2巡检人员遇有突发性问题或重大问题应及时向上级责任部门反馈。

8.3各被巡检项目应配合检查，不得故意隐瞒敷衍检查。

8.4项目组对巡检人员提出的问题应认真对待，共同商讨出切实可行的解决方案。

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8.5自检、巡查检出问题的，按项目考核办法处理。

8.6抽查各工作环节的不低于15%比例，巡查抽查错误率超过抽查样本的10%，则重新质检。

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附录A

（规范性附录）

巡检明细登记表

A.1给出《巡检明细登记表》的格式。

表A.1巡检明细登记表

巡检明细登记表

档案名称

档案编号

联系人及电话

负责人签字

考勤情况

迟到

早退

请假

公出

其他

5S执行情况

整理

整顿

清扫

清洁

素养

项目组人员工作状态

项目组设备使用情况

项目岗位工作成效检查

裱贴

分卷

敲号

扫描

优化

装订

项目组成员（签字）：

档案服务部

部门经理（签字）

年月日

年月日

组长（签字）

年月日

项目主管（签字）

年月日