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综合办公室管理制度

总则

为了加强办公室管理，提升管理水平，提高管理效率，明确公司管理职责，特制定本管理制度。

本管理制度适用于公司内部所有成员及办公室综合管理、文件管理、办公用品管理、档案管理、印章管理、介绍信管理、考核管理管理、接待管理管理、领导安排的临时性工作。

文件管理

负责组织公文、文印、文件收发、机要、保密、档案资料管理工作。

1、公司的文件由办公室拟稿。文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发。

2、业务文件由有关部门拟稿，分管副总经理审核、签发。

3、属于秘密的文件，核稿人应该注秘密字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送，不可交于他人。

4、已签发的文件由核稿人登记，并按不同类别编号后，按文印规定处理。

5、文件由拟稿人校对，审核后方能复印、盖章。

6、董事会和公司的文件由办公室负责报送。送件人应把文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并报告报送结果。

7、秘密文件由专人按核定的范围报送。

8、经签发的文件原稿送办公室存档。

9、外来的文件由办公室文书负责签收，并于接件当日填写阅办单，按领导批示的要求送达有关部门，办好文件阅办;属急件的，应在接件后即时报送。

10、文件阅办部门或个人，对有阅办要求的文件，应在两日内办理完毕，并将办理情况反馈至办公室。两日内不能办理完毕的，应向办公室说明原因。

11、所有文印人员应遵守公司的保密规定，不得泄露工作中接触的公司保密事项，严禁把保密文件带出公司内部。

12、打印正式文件，必须按文件签发规定由总经理签署意见后打印。各部门草拟的文件、合同、资料等，由各部门自行打印。打印文件、发传真均需逐项登记，以备查验。

13、文印人员必须按时、按质、按量完成各项打字、传真、复印任务，不得积压延误。工作任务繁忙时，应加班完成。办理中如遇不清楚的地方，应及时与有关人员校对清楚。

14、文件、传真等应及时发送给有关人员。因积压延误而致工作失误或造成损失的，追究当事人的责任。

15、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。

第三章办公用品管理

1、办公室负责公司办公用品、办公设备、低值易耗品的采购、保管与发放。

2、各部门将所需办公用品提前一周报至办公室、由办公室文员列表报办公室负责人审核，较大金额物品由须总经理批准，统一购买。

3、负责购发办公用品的人员要建立台帐，办好入库、出库手续。出库一定要由领取人员签字。

4、公司新聘工作人员的办公用品，办公室根据部室负责人提供的名单和用品清单，负责为其配齐，以保证新聘人员的正常工作;除正常配给的办公用品外，若还需用其它用品的须经办公室主任批准方可领用。

5、负责购发办公用品的人员要做到办公用品齐全、优质、库存合理、开支适当、妥善保管。

6、各部门应本着节约的原则领取、使用办公用品，并指定专人管理办公用品。

7、办公室统一建立各部门耐用办公用品档案，并定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失由当事人赔偿。

8、办公室负责收回调离人员移交的办公用品和物品。

9、劳保用品的配给，由办公室根据各部门的实际工作需要统一购买、统一发放。

第四章档案管理

1、负责公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、通告、通知等具有参考价值的文件材料管理工作。

2、专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。

3、要分门别类的整理与归档，做到方便查询，科学分类，保存完整。

4、经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档;

5、公司其他人员需借阅档案时，要经主管批准，并办理借阅手续;

6、借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，注意安全和保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失，如确属工作需要摘录和复制，凡属密级档案，必须由总经理批准方可摘录和复制，一般内部档案应由办公室主任批准方可摘录和复制。

7、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料;

8、若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经公司办公室主任批准后方可销毁。

8、经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

第五章印章管理

1、公司印鉴由经理办公室主任负责保管。

2、公司印鉴的使用一律由主管许可后管理印鉴人方可盖章，如违反此项规定造成的后果由直接责任人员负责。

3、公司所有需要盖印鉴的介绍信、说明及对外开出的任何公文，应统一编号登记，以备查询，存档。

4、盖章后出现的意外情况由批准人负责。

第六章介绍信管理

1、介绍信种类：存根介绍、信笺介绍、证明信(材料)。

2、