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采购物资交库制度

一、目的

为规范采购物资的交库流程，确保物资准确、及时、安全入库，保证公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司各部门采购物资的交库管理。

三、交库原则

1.及时性原则：采购物资到货后，应在规定时间内办理交库手续，避免物资积压和延误生产。

2.准确性原则：交库物资的数量、质量、规格等信息必须准确无误，与采购订单和相关合同要求一致。

3.完整性原则：物资的随货资料（如合格证、说明书、检验报告等）应完整齐全，并随物资一同交库。

四、交库流程

1.到货通知

采购部门在物资到货前，应提前通知仓库管理部门到货的时间、数量、规格、型号等信息，以便仓库做好接收准备。

对于紧急采购物资，采购部门应特别注明，仓库应优先安排接收和入库。

2.验收准备

仓库收到到货通知后，应及时安排库管员准备好验收场地和必要的验收工具，如磅秤、量具等，并确保验收区域的整洁和安全。

库管员根据采购订单和相关资料，核对物资的名称、规格、型号、数量等信息，初步检查物资的外观是否完好无损，包装是否完整。

3.物资验收

质量检验部门接到仓库的验收通知后，应及时安排质检员对采购物资进行质量检验。检验方式包括但不限于抽检、全检、外观检验、性能测试等，具体检验方式根据物资的特性和公司的质量控制要求确定。

质检员应按照相关标准和规范进行检验，并填写《物资检验报告》，详细记录检验结果，包括合格数量、不合格数量、不合格原因等信息。对于检验不合格的物资，应按照《不合格物资处理流程》进行处理，严禁不合格物资入库。

4.办理入库手续

经检验合格的物资，库管员应根据实际到货数量和检验结果，填写《入库单》。《入库单》应包括物资名称、规格、型号、数量、单价、金额、供应商名称、采购订单号、到货日期、检验结果等详细信息。

《入库单》应由库管员签字确认，并交仓库主管审核签字。对于重要物资或价值较高的物资，还需经财务部门审核签字后，方可正式办理入库手续。

仓库将已签字的《入库单》留存一联作为记账凭证，其余联分别交采购部门、财务部门等相关部门作为结算和记账的依据。

5.物资上架与存储

库管员在办理完入库手续后，应及时将物资按照规定的存储方式和货位安排进行上架存储。物资的存储应遵循分类存放、标识清晰、便于查找和先进先出的原则，确保物资的存储安全和质量不受影响。

库管员应定期对库存物资进行盘点和检查，确保账物相符，并及时发现和处理物资的变质、损坏、丢失等异常情况。

五、交库相关责任

1.采购部门责任

负责采购物资的及时到货，并确保物资的数量、质量、规格等信息与采购订单和合同要求一致。

提供完整准确的采购物资信息和相关资料给仓库和质量检验部门，协助做好物资的验收和入库工作。

跟进采购物资的交库进度，及时处理交库过程中出现的问题和异常情况，如物资短缺、质量问题等，并与供应商进行沟通协调，确保问题得到妥善解决。

2.仓库管理部门责任

负责物资的接收、验收、入库、存储和保管工作，确保物资的安全和完整。

严格按照本制度的要求进行物资交库操作，认真核对物资的各项信息，确保入库手续齐全、准确无误。

对验收不合格的物资，应及时通知采购部门和质量检验部门，并按照规定进行隔离和标识，防止不合格物资混入合格品中。

定期对库存物资进行盘点和清查，做到账物相符，并及时向财务部门和相关部门提供库存报表和盘点报告。

3.质量检验部门责任

负责采购物资的质量检验工作，按照相关标准和规范进行检验，并出具准确、客观的检验报告。

对于检验不合格的物资，应及时提出处理意见，并监督相关部门按照《不合格物资处理流程》进行处理，确保公司的产品质量不受影响。

协助采购部门和仓库管理部门解决物资质量方面的问题和争议，提供技术支持和质量咨询服务。

六、监督与考核

1.公司设立专门的监督小组，定期对采购物资交库制度的执行情况进行检查和监督。监督小组由采购部门、仓库管理部门、财务部门、质量检验部门等相关部门的人员组成，检查结果应形成书面报告，并向公司管理层汇报。

2.对于违反本制度的部门和个人，将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、降职、撤职等。对于因违反制度而给公司造成经济损失的，应追究相关责任人的赔偿责任。

3.对在采购物资交库工作中表现突出的部门和个人，公司将给予表彰和奖励，包括奖金、荣誉证书、晋升等，以激励员工积极履行职责，提高工作效率和质量。

七、附则

1.本制度由公司管理层负责解释和修订。

2.本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，按照国家相关法律法规和公司的其他规定执行。

[公司名称]

[发布日期]