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档案管理措施（试行）

第一章总则

第一条为加强档案管理工作，增进档案的保护和运用，更好地服务企业生产建设经营各项工作，根据有关法律法规，结合企业（如下简称企业）实际，制定本措施。

第二条本措施所称档案,是指企业内部各单位在工程建设、生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业具有保留价值的多种载体的原始记录。

第三条企业档案工作实行集中统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于企业各方面的运用。

第二章档案机构及其职责

第四条办公室负责企业档案专业归口管理工作，履行下列职责：

（一）贯彻执行上级有关档案的法律、法规和有关方针政策，建立、健全企业档案工作规章制度，并监督检查执行状况。

（二）组织协调企业档案工作的发展，制定企业档案工作的综合规划和专题计划，并组织实行。

（三）对下属单位档案工作实行监督、指导，对贯彻档案规章制度的状况进行检查，对违纪行为进行查处。

（四）对企业机关各部门形成的多种文献材料的搜集、整顿、归档工作进行监督、指导和接受。

（五）接受企业下属单位自形成之日起满的永久、长期档案的数字化档案。（六）开展馆藏档案提供运用工作，为工程建设、生产、经营、技术、管理工作服务，组织协调各单位档案运用与信息开发工作中出现的问题。

（七）组织、指导开展档案理论与科学技术研究、档案宣传与教育、档案工作人员培训。

（八）接受上级档案部门的监督、指导。

第五条各单位应加强对档案工作的领导，根据需要配置档案工作人员，提供必要的条件，保障档案工作的正常开展。各单位应当保持档案工作人员的相对稳定，档案人员应当忠于职守，遵守纪律，具有专业知识。各单位履行下列职责：（一）按照上级和企业规定，制定本单位档案管理工作细则。

（二）负责本单位档案的搜集、整顿、保管、鉴定、记录和提供运用工作。

（三）指导本单位下属部门档案的形成、积累、整顿和归档工作。

（四）按照规定向企业办公室移交档案。

第三章档案的管理

第六条档案的搜集、整顿

（一）上级、企业规定的应当归档的文献材料，由文书部门或者业务部门搜集、整顿，在规定期间内移交本单位档案机构，任何单位和个人不得拒绝或者据为己有。国家、企业规定不得归档的材料，严禁私自归档。

（二）归档的文献材料应完整、精确、系统，文献书写和载体材料应能耐久保留，档案整顿符合规范。

（三）反应企业重大的政治、生产、经营、技术、文化等活动，对企业具有保留价值的或者保密的档案，应当重点搜集和管理。

（四）各单位要加强企业建设工程、科学技术研究和重要设备购置等项目的文献材料的搜集工作。工程建设分阶段竣工验收后，及时向企业办公室汇报，并做好竣工文献材料和竣工图的验收工作。

第七条及时做好电子文献的归档工作。各单位产生的电子文献需要纳入归档范围。电子文献归档实行“双轨制”，即在纸质文献归档的同步归档同版本的电子文献，并归档电子文献的有关数据和背景信息，以保证归档的电子文献与纸质文献的一致性和归档电子文献的长期可读性。

第八条各单位要加强投资项目基础资料的管理工作。企业控股、相对控股

的合营企业的主管单位要按照国家的有关档案规定，做好档案管理的基础工作，建立健全合营企业内部档案管理制度。无保管条件的合营企业，可委托办公室代为保管。

第九条企业境外机构的主管单位要指导、督促境外工作人员建立并认真执行文献材料的归档制度，维护企业的经济利益、合法权益。

第十条档案的保管

（一）根据保留档案资料的数量，配置必需的档案专用库房和柜架；新建单位或新建办公用房，应把档案部门的用房列入基建计划。库房要结实，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防虫等设施。

（二）档案部门应根据工作需要配有温湿度计、去湿机、吸尘器、空调设备和计算机设备等。

（三）对音像档案的保管应根据国标GB/T11821-89《照片档案管理规范》和DA/T15-95《磁性载体档案管理与保护规范》有关条款执行。

（四）档案部门应建立全宗卷，以积累存储本单位档案的状况阐明、分类方案、鉴定汇报、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗简介等材料。

（五）档案部门应定期对档案保管状况进行全面检查，并作记录，发现问题要及时向分管领导汇报，采用积极有效措施，保护档案的安全。

第十一条档案工作人员要严格执行保密和知识产权保护等方面的规章制度，切实加强对秘密档案和知识产权档案的管理。

第十二条加强档案现代化管理工作，与企业信息化建设同步发展。

第四章档案运用

第十三条各级档案部门应积极做好档案的提供运用工作，努力开发档案信息资源，为企业各级部门提供及时、有效的服务。

第十四条各级档案部门要建立档案的借阅运用制度，编制档案目录，并实现计