电子档案码编码规则.docxVIP

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电子档案码编码规则

1范围

本文件规定了电子档案码编码规则以及实施要求。

本文件适用于电子档案码的生成、校验和实施。

2规范性引用文件

下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

GB/T17710—2008信息技术安全技术校验字符系统

GB32100—2015法人和其他组织统一社会信用代码编码规则

GB/T33477—2016党政机关电子公文标识规范

GB/T36609—2018电子发票基础信息规范

GB/T36902—2018电子证照目录信息规范

GB/T36904—2018电子证照标识规范

DA/T80—2019政府网站网页归档指南

DA/T85—2019政务服务事项电子文件归档规范

3术语和定义

GB/T10113—2003界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

3.1

编码

给事物或概念赋予代码的过程。

[来源：GB/T10113—2003，2.2.1]

3.2

电子档案码

以字符形式赋予电子档案的，便于其共享和管理的识别码。

4缩略语

下列缩略语适用于本文件。

OID：对象标识符（objectidentifier）

5编码规则

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5.1编码结构

电子档案码采用组合编码方式生成，由70位标点符号、数字和（或）英文大写字母组成，中间不留空格。电子档案码的组成部分从左至右依次为：电子档案OID、统一社会信用代码、档案门类代码、年度、保管期限代码、内部分类代码、流水号和校验位。

编码结构具体见图1。

1.2.156.115241.×××-×××-×××-×××-×××-×××-×××

校验位

流水号

内部分类代码

保管期限代码

年度

档案门类代码

统一社会信用代码

电子档案OID

图1编码结构

注：其中，“×××”不代表各代码所占的位数，除电子档案OID和统一社会信用代码之间以小数点“.”分隔外，其余各项之间用短横线“-”分隔。

5.2电子档案OID

电子档案OID应为“1.2.156.115241”。

5.3统一社会信用代码

电子档案所在立档单位的统一社会信用代码，按照GB32100—2015的规定编码。

5.4档案门类代码

电子档案所属档案门类的代码，由6位数字和英文大写字母构成，附录A给出了档案门类代码的参考。

5.5年度

电子档案归档的年度，由4位数字构成。

示例：2017。

5.6保管期限代码

电子档案的保管期限代码由4位英文大写字母或数字构成，有以下两种情况：

——能确定保管期限，用“YYYY”表示“永久”，用“D100”表示“定期100年”，用“D030”

表示“定期30年”，用“D010”表示“定期10年”，以此类推；

——不能确定保管期限，用“ZZZZ”表示。

5.7内部分类代码

内部分类代码由8位数字和英文大写字母构成。依据档案门类的不同，内部分类代码包括但不限于以下几种构成情况：

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a)内设机构或下属单位：由各立档单位自行设定，是立档单位为其内设机构和没有统一社会信用代码的下属单位设定的代码，表示电子档案所在立档单位内设机构或下属单位，应保证唯一性。内设机构或下属单位撤并时，原代码不宜重复使用；

示例表示电子档案由本单位顶级机构归档。

b)电子公文：由3位补齐位“000”、3位内设机构或下属单位代码和2位代字编码构成，符合GB/T33477—2016中5.4、5.6的要求。其中，代字编码表示公文的发文机关代字的编码，由各单位自行设定，应保证唯一性；

示例：000111DA，其中，000为补齐位，111为内设机构代码，DA为发文机关代字的编码。

c)政务服务分类代码：由5位主项代码和3位子项代码构成，符合DA/T85—2019中7.3.3的要求。其中，主项代码参见中央和省级机构编制部门编制的主项代码；子项代码参见中央和省级机构编制部门编制的子项代码；

示例其中，00191为主项代码，001为子项代码。

d)网页档案：由2位补齐位“00”、2位网站代码和4位类别代码构成，符合DA/T80—2019中

7.2.3的要求。其中，网站代码为阿拉伯数字，门户网站为01，其他网站顺序编号；类别代码以网页档案类别名称的首英文大写字母作为类别代码，最多4位，不足4位前面补0；

示例：0001XXFB，其中