农学类公文写作及注意事项.pptVIP

收文處理-2登記桌人員點收、分辦文件時，遇有必須退回改分之文件應由承辦人員在公文管理系統內填寫『改分銷號申請單』，註明「理由」經單位主管蓋章後退總收文改分。改分二個單位仍未有單位承辦者，應陳請主任秘書以上主管核示改分。經主任秘書以上主管改分裁定後，受改分單位不得再行退回改分。***************公文寫作及注意事項秘書室97.09簡報大綱公文寫作簽的撰擬公文稿的撰擬文書處理注意事項公文寫作公文寫作的重要關係文書處理注意事項是個人能力的表現公文的意義公文程式條例第1條規定：稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。公文類別公文程式條例第2條：令、呈、咨、函、公告、其他公文其他公文如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、證書或執照等製作要領簡（文句少而意義足）淺（不用奇字、奧義、僻典）明（不為隱語、誇張、諷刺）確（所述時間、數字，皆精確真實）正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整「簽」的撰擬何謂「簽」「簽」是機關「內部」對某一案件的處理意見。可以顯示從承辦單位、相關單位、核稿長官及首長核定代表機關對該案的意見。是公務員最常撰寫的公文書。格式便箋制式的簽一段式二段式三段式不分段二段以上「主旨」一段完成。分「主旨」「說明」或「主旨」「擬辦」二段。分「主旨」「說明」「擬辦」三段。簡易案件，直接簽擬處理意見。每段冠以一、二、三……等序號。適切使用期望語請核示─提出擬辦意見簽核。請鈞閱─檢陳有關資料，請長官過 目。請核閱─（同上）請鑒察─將辦理情形簽報長官瞭解。請鑒核─除簽報長官瞭解外，並含有 請示之意。請鈞參─提供長官參考。不宜太長以不超過60字為原則內容應包括「案由」及「擬辦」「主旨」「說明」以對本案之背景、案情、法令規定、重要相關事項之闡述分析為主。避免提出擬辦意見。「擬辦」202X文字避免與「主旨」重複

提出具體作法，細節之建議意見案例主旨：為提升本校同仁公文寫作水準，擬舉辦公文講習會，請核示。說明：據本校秘書室統計，本校公文處理時效，已連續三個月呈退步現象，又據部分主管反映，新進人員多不諳公文寫作要領，指導甚為吃力，因乃規劃舉辦是項講習會。擬辦：一、講習會，擬分三梯次實施，每梯次三小時，分別訂於○月○日、○月○日、○月○日上午9至12時實施。二、本部八職等以下承辦人員均須參加，總共○○人。三、講座擬聘請富實務經驗，且具專業素養之○○○擔任。四、每梯次講習開始時，擬請鈞長蒞會講話。「公文稿」的撰擬1何謂「公文稿」「公文稿」是機關要「對外」的意思表示。於首長判行後，該文即對外發出。「函」的格式與制式的「簽」同，分為：一段式：「主旨」一段完成二段式：分「主旨」「說明」或「主旨」「辦法」二段。三段式：分「主旨」「說明」「辦法」三段，「辦法」可視內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」或「核示事項」等。1函稿的寫作要領「主旨」為全文精要，力求簡明。要具體提出行文目的與期望，或核復意旨。函稿的寫作要領函復之公文，應引敘或說明來文日期、文號，以便受文機關調案處理。方式：復○年○月○日○○○號函。依據○○機關○年○月○日○○○號函辦理。函稿的寫作要領使用較簡潔之半文言語體，不適合用過於口語化之表達方式例：「請惠予查明見復」如用口語化寫成「拜託查清楚後告訴我們好嗎？」就不適合了。不當用語舉例「爾後再有類似情形發生，將嚴懲不貸」(此為威嚇性用語)「貴處作法令人匪夷所思」

(此為批評性、挖苦性用語)「本校深感遺憾、悲痛」

(此為情緒性、感情性用語)文書處理注意事項所稱『文書處理』係指文書自收文或交辦起至發文、歸檔止之全部流程處理程序-1文書應一律採用由左至右之橫書格式各單位收發公文，得視實際需要採用收發文同號方式。公文製作應於電子公文系統上編輯、取號。文書處理過程中之有關人員，應於文面適當位置蓋章或簽名，並記明時間處理程序-2各單位公文之傳遞，應以送文單（簿）或電子方式簽收為憑；公文之陳核流程以線上簽核方式處理為原則會辦之文件，受會單位應視同速件，並依收發文程序處理。收文處理-1各單位均應設置登記桌，並指定專人負責，以辦理公文收發及查詢。除最速件隨收隨送外，密件公文、本文及附件超過10頁之公文及附有實體附件（如：支票、發票、樣品…等）之公文，均以紙本方式分辦各一級單位。總收文號按年順序編號。**