企业行政管理培训讲义.pptVIP

以接待为例，说明哪些行为有损单位的对外形象外界对单位的第一接触常常通过接待来体现，在处理时稍有疏忽，就会有损单位的对外形象。01接待访客时要注意：02本人形象欠佳或接待区乱七八糟；03对待来访者态度不热情友善，让来访者感到门难进，脸难看；04对来访者讲话粗鲁，不礼貌；05不能迅速与被访人联络，延误来访者时间；06在接待中不使来访者感到舒适，如没有提供座椅和饮料；07不愿或不能为来访者解答问题；08在处理来访者问题时没有耐心，甚至与其争吵；09接待中，违反单位接待访客的规定。以收发的函件为例，说明哪些行为有损单位的对外形象收发的函件时要注意：收到的函件不迅速、准确地传递和处理，拖拖拉拉或传错延误；外发的函件不按照单位统一规定的格式、用纸，过于随意；外发的函件不做审查，内容出现错误，甚至违背原意；外发的函件文字或地址有错误甚至延误收到时间；321456接打电话时不注意或一些坏毛病，常会使对方对单位产生不良影响，所以接打电话时要禁忌：（1）电话铃响，不迅速接听，显示工作疲塌（2）态度不友善，语气不友好（3）不用礼貌语讲话，如使用“喂”等不规范语回答（4）没有盖住话筒就在房间中大声呼叫人（5）接听电话不耐烦，让对方感到讲话着急，不愿沟通（6）语言生硬或粗鲁，甚至在电话中发脾气（7）在回答要找的人不在之前先问对方的姓名（8）在电话中让对方举着话筒等待过（9）不将对方的来电转达给相关人。培训方法*案例分析；用现实生活中存在的正反两个方面的案例来说明办公室工作的重要性。01现场模拟；让学生扮演接待来访者的办公室工作人员，演示一次接待工作的过程，其他学生现场评判。02培训方法：看办公室工作正反面情况录象——组织讨论——学员代表总结*三、行政办公室怎样支持和服务于企业整体支持和服务运用互联网进行企业行政管理大、小型单位行政管理职能的区别办公室集中化管理的优缺点办公室集中化管理中打印室的任务办公室集中化管理中储藏室的任务办公室集中化管理中档案室的任务办公室集中化管理中接待区的任务行政办公室怎样支持和服务于企业整体运用互联网进行企业行政管理这是企业行政管理工作的发展方向绘制虚拟办公室动画图绘制电子商务图大、小型单位行政管理职能的区别01小型单位办公室的行政管理工作职责：02小型企业办公室的特点是综合性和复杂性，决定了小型企业办公室的职责：03负责办公文件的复印，包括复印、缩放、装订和整理。04负责信件的收发，包括分类、发送05用计算机文字处理、数据库、电子表格和桌面出版软件来制作文件。回答电话查询和接通外线负责对内、对外联系和处理紧急事负责接待来访者，带领客人参观。与新闻媒体打交道，代表企业接待来访的记者。负责信件、资料的归类存档。030405060102大型单位办公室的行政管理工作职责大型企业行政管理办公室是按事项划分的，如档案室、接待室、合同办公室等，分门别类，分工负责，相互协作，彼此沟通。以某公司合同办公室为例，其主要职责包括：发送材料和正确填写申请表格给复印中心，以进行复制、整理和装订。处理本部门收到的信件，并分发给相应的人员。信件先送到单位收发室，在那里把信件按部门分类再分发12345收集本部门要发出的信件，并送到单位收发室。回答单位内外部的电话，负责请总机接通外线。接待从单位前台转来的，并已发放了来宾卡的来访者。将手写或磁盘上的信息整理到“发送文档”中，准备发出。归类保存在本办公室的材料，并发送其余的给中心归档室职员归档。0103020405办公室集中化管理的优缺点办公室服务集中化的优点有：人员专业化容易地监督工作流程和控制成本易于标准化、规范化有利于集中购买设备使用空间小信息共享0102030405办公室服务集中化的缺点有：集中化程序管理难以满足所有部门需要。员工工作职责过于狭窄，工作单一。工作过于程序化，员工创新能力得不到提高。工作程序繁锁，降低效率。办公室集中化管理中，打印室的任务办公室集中化管理中，打印室的任务有：打印与复印，要注意各部门所要求的复印数量，尺寸，颜色，是否需要放大，缩小等。装订，将复印好的散页按页码顺序整理，装订或打孔成册，为各部门备好待用。印刷与制作，如业务部门需要，打印室也可制作一般性黑白或彩色的业务传单和小册子发送给客户。如果需要高质量的打印，打印室人员有责任与外部专业单位联系。1办公室集中化管理中，办公用品储藏室的任务2办公室集中化管理中，办公用品储藏室的主要任务有：3货物订购方面：4从外部供应商进货，并按照交货单据核