公文管理规定.docVIP

内部文件

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致TO：各部门文号NO：HRD007/1010

由FROM：人力资源部日期DATE：2010年10月29日

主题SJ：酒店公文管理规定签批AP：

会签部门TD：

一、目的：

1、提高公文质量和工作效率，保证信息及时准确传递；

2、实现酒店公文管理的规范化、制度化。

二、适用范围：

酒店全体员工。

三、制度内容：

（一）公文种类：

本酒店公文使用“红头文件”、“内部文件”、“内部通启”、“呈请书”等四种行文格式。

1、“红头文件”主要用于酒店内部下发正式文件，如人事任命、表彰决定等，该行文由人力资源部负责拟稿、校对，加盖酒店公章，报总经理审批后统一下发。

2、“内部文件”主要用于酒店内部下发的规章制度，如管理办法、管理规定等，该行文由相关部门按照统一文件格式、编号拟写文稿，报总经理审批后统一下发。

3、“内部通启”主要用于酒店内部的通知、通报等，如活动通知、质检通报等，该行文由相关职能部门按照统一文件格式、编号，拟写文稿，报总经理审批后统一下发。

4、“呈请书”主要用于酒店各部门向上级领导上报的请示报告等，该行文由相关部门根据工作需要按照统一文件格式、编号拟写文稿，报总经理审批后统一下发。

（二）行文规则：

1、行文应当确有必要，并注重效用，行文专题专用，一文一事。

2、行文一般以逐级行文为原则，并根据文件内容确定呈报和抄报的部门。

3、行文格式规范正确，文字简洁，力求准确，条理清晰，文号编写规范，避免重复。

（三）公文格式：（附电子版）

1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅

2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅；

3、主题：简明扼要、高度概括；

4、日期：为文件的定稿上报审批日期；

5、文号：由部门英文缩写代码+序号+年份组成，如人力资源部2010年10月的第1号“内部文件”“内部通启”“呈请书”表示为：“文号HRD：001/1010”

（四）公文管理：

1、各部门应设专人负责公文的保管、立卷归档工作，并根据《酒店信息保密制度》，履行借阅等手续，同时严禁将酒店的业务机密文件、资料内容泄露在外。

2、部门负责人对当日签收的文件及时进行传达、培训，并作为工作交接的一项重要内容。

3、人力资源部定期对文件的保管、培训及执行情况进行检查，对违反规定者及学习执行不到位者进行考核处罚。

呈报：总经理

抄送：各部门

内部文件

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致TO：文号NO：

由FROM：日期DATE：

主题SJ：签批AP：

会签部门TD：

酒店内部文件（规章、制度类）格式如下：

1、标题：三号宋体字，加粗，文件头行距为固定值20磅

2、正文：一律为小四宋体字，行距一般设为固定值25磅，字符缩放100%，字符间距为“标准”，段落间距（段前段后）为0磅

3、主题：简明扼要、高度概括；

4、日期：为文件的定稿上报审批日期；

5、文号：由部门英文缩写代码+序号+年份组成，如人力资源部2010年10月下发的第1号内部文件表示为：“文号：HRD001/1010”

呈报：总经理

抄送：各部门

钧瀚大酒店

内部通启

MEMORANDUM

致TO：文号NO：

由FROM：日期DATE：

主题SJ：签批AP：