学校办公室办会程序.docx

学校办公室办会程序

一、会前筹备阶段

（一）确定会议主题与目的

1.与学校领导及相关需求部门充分沟通，精准把握会议核心议题，例如是教学改革研讨、学期工作部署、师生表彰大会还是紧急事项专项商议等，明确会议期望达成的成果，如形成新的教学方案初稿、确定下学期工作重点任务清单、公布表彰名单及奖励标准等。

2.根据会议性质，预估参会人员范围，涵盖学校领导班子成员、各年级学科教师代表、行政职能部门负责人、学生代表（特定学生事务会议）等，为后续场地安排及通知发放做准备。

（二）选定会议时间与场地

1.综合考虑学校教学日历、领导行程、多数参会人员课程安排等因素，借助在线日程共享工具或校内办公系统日历功能，排查出可供选择的时间段，优先选取工作日教学空闲时段，避开学期初、期末复习考试周等忙碌节点，避免与重大节假日或学校常规大型活动撞期，如校庆活动、运动会期间等。

2.依据预估参会人数规模、会议形式（讲座式、讨论式、圆桌会议等）挑选场地，确保场地空间大小适宜，既不过于空旷影响交流氛围，也不拥挤造成人员行动不便；检查场地设施，保证音响设备音质清晰无杂音、投影仪画面投放正常、照明及空调系统运行良好，桌椅摆放符合会议互动需求，如小组讨论需灵活拼接桌椅，大型报告则整齐排列。

（三）拟定会议议程与资料准备

1.围绕会议主题精心设计议程，明确开场致辞、主题报告、分组讨论、交流发言、总结陈词等各环节时长分配，一般开场与总结环节各预留10-15分钟，主题报告依内容复杂程度控制在30分钟至1小时不等，分组讨论每组至少安排45分钟深入交流，确保流程紧凑高效，关键议题有充足时间研讨。

2.收集、整理、编撰会议所需资料，像教学研讨会上学期教学质量分析报告、各学科教学创新案例集；工作部署会各部门工作总结及下期计划PPT；政策解读会相关文件原文及解读手册，提前排版校对，印刷装订成册或转化为电子文档供参会人员会前预习、会中参考，电子资料需提前测试兼容性，确保在会议室设备上能顺畅打开浏览。

（四）发送会议通知

1.借助学校内部办公自动化系统（OA）精准推送会议通知，在系统通知模板上清晰填列会议主题、时间、地点、议程梗概、参会要求（是否需提前准备发言、携带特定资料等），上传相关附件（如会议资料电子稿、场地指引图），并设置短信提醒功能，确保重要通知不被海量信息淹没，及时送达参会人员手机端。

2.针对部分不常使用OA系统的教职工或校外特邀嘉宾，通过电话人工告知详细会议信息，记录反馈，确认对方知晓并询问是否有特殊参会需求，如交通接送、临时住宿安排（外地嘉宾）等，跟进直至收到明确参会回复，形成参会人员初步名单台账，实时更新。

二、会中服务阶段

（一）签到与入场引导

1.在会议场地入口显著位置设置签到台，提前准备好签到表（含姓名、部门、联系方式等字段）、签到笔，对于规模较大会议配备电子签到设备（如扫码签到系统），提高签到效率，安排至少两名工作人员负责指引参会人员签到，发放会议资料袋（内装纸质资料、笔、便签本等文具），解答疑问。

2.依照场地布局张贴清晰醒目的引导标识，区分不同座位区域（如领导席、嘉宾席、教师代表区、学生区等），安排引导员礼貌热情地引导参会人员就座，协助行动不便者找到合适位置，确保人员入座有序顺畅，开场前10-15分钟完成全场基本入座，留出时间应对突发入座调整。

（二）会议主持与进程把控

1.选派经验丰富、熟悉会议主题及参会人员的主持人，提前熟悉主持词，主持词应语言简洁流畅、衔接自然，精准介绍会议背景、目的、议程及每项议程主持人引导语，开场致辞环节注重营造庄重热烈氛围，主题报告后巧妙过渡到讨论环节，激发参会人员互动热情，进程中严格按照议程时间节点推进，遇超时发言适时温馨提醒，确保会议紧凑有序。

2.全程关注会议动态，随时应对设备故障（如麦克风失声、PPT卡顿），第一时间协调技术人员抢修，保障会议不间断；留意参会人员发言需求，公平合理分配发言机会，鼓励不同观点碰撞，维持良好讨论秩序，避免争论失控，对重要观点、决议及时记录，为会后纪要撰写积累素材。

（三）会议记录与影像留存

1.安排专业速记员负责会议文字记录，采用专业速记工具或软件，精准捕捉每位发言人关键内容，包括观点陈述、数据案例、问题反馈、解决方案提议等，同时辅以人工记录重要细节、表情语气等情境信息；对于复杂学术讨论或政策研讨会议，安排专人负责梳理记录专业术语解释、概念厘清过程，确保记录完整准确反映会议精髓。

2.设置多角度高清摄像设备，提前调试确保画面清晰、声音同步录制，全程不间断拍摄会议全景、发言人特写、互动场景等关键画面，为学校资料存档、后续宣传报道、远程分享提供丰富影像素材；重要会议同步开启线上直播（依保密及必要性原则），扩大校内参与度，直播过程监控弹幕反