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会议会务公司接待领导嘉宾联络工作提示要求

各位嘉宾联络员：

为做好我校2025国际产学研用学术会议邀请领导嘉宾的接待服务工作，特制定以下工作提示：

做到“一个精准”

精准制定嘉宾联络工作方案。尤其是，重要领导嘉宾（名单另行通知）要按“一人一案”原则制定专项接待方案。

二、做到“二个全面”

（一）全面熟悉会议议程。包含开幕式、主论坛、分论坛、参观交流等。

（二）全面掌握会议要求。包括会议领导、嘉宾、衣着要求、PPT报告等。

三、做到“三个提前”

（一）提前3天短信或电话联系。各联络员在××月××日编辑短信向所联系的重要领导嘉宾告知相关信息。信息内容如下：

尊敬的×××院士（或教授、职务等）：

您好！欢迎您莅临“×××”出席2022年国际学术产学研用合作会议，我是您在会议期间的联络员×××（×××学院或处室+职务或职称），将为您提供全程接待服务。

1.【已提供抵昌和离昌信息】您抵昌和离昌信息如下：（简要表述航班或车次及时间安排）,请您核实，如有误，请您告知我们修正。

【还未提供抵昌和离昌信息】请您及时提供抵昌和离昌的航班或车次信息，我们将竭诚做好服务工作。

【自驾来酒店】请您抵达酒店前告知我，我将在酒店报到处等您，竭诚做好接待服务工作。

特此提醒：再次诚挚欢迎您的莅临。南昌大学联络员×××，联系电话：×××××××××××。

提前1天短信联系。告知需要接机或接站嘉宾第2天何时何地（昌北国际机场或南昌西站或南昌站）联络员将到现场迎接。

提前抵达接机或接站点。抵达后，短信告知嘉宾联络员已经抵达，并告知其具体位置。

做到“三个明确”

（一）明确领导嘉宾交通需求。要掌握酒店及各接站（机）点的交通组负责人信息，以及接送车辆停放位置。及时对接交通组相关负责人，告知乘车人数及车辆需求，以便快速引导嘉宾乘车。

（二）明确嘉宾领导参加会议和活动时间节点。要掌握嘉宾参会具体场地，尤其是要掌握受邀参加11月10日晚宴的重要嘉宾座位。

（三）明确领导嘉宾用餐安排。要掌握嘉宾早中晚用餐地点信息，尤其是8日、9日较早抵达酒店嘉宾，要及时对接酒店组负责人确定嘉宾用餐地点。要提前告知受邀参加省领导宴请的嘉宾有关宴请事宜。

综上所述，各重要嘉宾联络员需在11月8日-12日期间，做好所联络嘉宾的接送站、核酸检测、报到、办理入住的陪同工作，以及用餐、会议或活动的提醒引导工作。

注意：各联络员在领导嘉宾离会后编辑短信感谢嘉宾莅临会议。短信内容如下：

尊敬的×××院士（或教授、职务等）：

您好！衷心感谢您百忙中出席2022国际产学研用合作会议，我们在接待服务中不周到的地方请您海涵。期待您再次莅临南昌大学考察指导。大学联络员×××，联系电话：×××××××××××。